Verrechnungspreise in Polen 2026: Schemata, Formulare und Änderungen bei der Berichterstattung

Im Jahr 2026 bleiben Verrechnungspreise in Polen einer der anspruchsvollsten Bereiche der polnischen Steuerabrechnung. Wichtiger denn je ist die Qualität und Konsistenz der Finanzdaten, die im Formular Transfer-Pricing-Informationen (TPR), in der länderbezogenen Berichterstattung (Country-by-Country Reporting, CbC) sowie in der öffentlichen länderbezogenen Berichterstattung (Public CbC Reporting, PCbCR) gemeldet werden — und wie sauber diese Zahlen mit Ihren Buchhaltungsunterlagen, dem gesetzlichen Jahresabschluss und der Verrechnungspreisdokumentation zusammenpassen.

Für viele Unternehmen bedeutet dies, dass sie den TP-Prozess (Transfer Pricing) als festen Bestandteil des Steuerrisikomanagements und – im Falle großer Konzerne – auch des Reputationsrisikomanagements neu ordnen müssen.

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Warum 2026 für Verrechnungspreise besonders wichtig ist

Die TP-Berichterstattung ist heute ein echtes Analyseinstrument der Steuerverwaltung. TPR ist nicht nur eine formale Berichtspflicht – die übermittelten Informationen werden einer vergleichenden Analyse zwischen den Steuerzahlern und in den folgenden Jahren unterzogen, und festgestellte Unstimmigkeiten können zu Aufforderungen im Rahmen von Überprüfungen oder zur Einleitung von Kontrollen führen.

Gleichzeitig gewinnt die Steuertransparenz großer Kapitalgruppen im Jahr 2026 an Bedeutung. PCbCR verlangt, dass öffentlich bekannt gegebene Informationen mit den internen Steuer- und Finanzdaten übereinstimmen, die in Berichten wie TPR und CbC verwendet werden.

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Wen betreffen Verrechnungspreise und was verursacht am häufigsten Risiken?

Polnische Verrechnungspreispflichten gelten vor allem für Unternehmen, die kontrollierte Transaktionen mit verbundenen Unternehmen durchführen. In der Praxis entstehen Risiken am häufigsten, wenn:

• falsche Identifizierung von Verbindungen (z. B. indirekte, persönliche, tatsächliche)
• Transaktionen falsch klassifiziert werden (die Kategorie im TPR entspricht nicht der Realität),
• die Ergebnisse der Transaktionen (Margen, EBIT, Aufschläge) nicht mit Buchhaltung und Jahresabschluss übereinstimmen,
• eine klare wirtschaftliche Begründung fehlt — insbesondere bei immateriellen Dienstleistungen,
• der Reporting-Workflow nicht in den Jahresabschlussprozess integriert ist.

Dokumentationsschwellen: die Verpflichtung zur Erstellung einer Local File

Ein zentraler Schritt ist die Feststellung, ob Dokumentationsschwellen überschritten wurden (die für verschiedene Arten von Transaktionen unterschiedlich sind). In der organisatorischen Praxis ist es sinnvoll, über ein festes Verfahren zu verfügen, das Folgendes umfasst:

1. Identifikation der Transaktionen,
2. Berechnung des Wertes für die Schwellenwerte,
3. Entscheidung über den Dokumentationsumfang,
4. Überprüfung, ob besondere Verpflichtungen bestehen (z. B. Steueroasen, Umstrukturierungen, Finanzabrechnungen)..

Transaktionen mit Niedrigsteuergebieten

Transaktionen mit Einheiten, deren Sitz, Geschäftsleitung oder Ansässigkeit in Jurisdiktionen liegt, die als schädlicher Steuerwettbewerb eingestuft werden, erfordern besondere Sorgfalt. In Polen können Dokumentationspflichten nicht nur für Transaktionen mit verbundenen Unternehmen gelten, sondern auch für Geschäfte mit nicht verbundenen Partnern — typischerweise bei niedrigeren Schwellen und mit höheren Erwartungen an wirtschaftliche Substanz sowie die Qualität der Nachweise.

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Verrechnungspreisdokumentation 2026: Elemente, die abgestimmt sein müssen

2026 verschiebt sich der Fokus deutlich auf Datenintegrität und Konsistenz. Der praktischste Ansatz ist prozessorientiert:

1) Übersicht über Transaktionen und Quelldaten

• Parteien, Werte, Währungen, Zeiträume,
• Vereinbarungen und Abrechnungsregeln,
• Allokationsschlüssel (falls verwendet),
• Datenquellen: ERP, Buchungsjournale, Controlling-Systeme.

2) Methode und Nachweis der Marktkonformität
Die Verrechnungspreismethode sollte begründet und konsequent angewendet werden. In vielen Bereichen wird Benchmarking (Vergleichbarkeitsanalyse) entscheidend, weil es die in TPR gemeldeten Margen- und Profitabilitätsniveaus stützt.

3) Abstimmung mit Buchhaltung und dem Jahresabschluss
Das häufigste Problem ist die Nichtübereinstimmung zwischen:

• den in der Gruppe verwendeten Controlling-Daten,
• Buchhaltung,
• dem Jahresabschluss,
• in TPR gemeldeten Werten.

4) Wirtschaftliche Begründung und dokumentierter Entscheidungsprozess
Dies gilt insbesondere für:

• immateriellen Dienstleistungen (Management, IT, Marketing, Lizenzierung),
• Restrukturierungen (Übertragung von Funktionen, Vermögenswerten, Risiken),
• Verrechnungspreisberichtigungen (Anpassung des Ergebnisses an das Marktniveau).

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TPR 2026: Schemata, Formulare und wesentliche Änderungen

TPR als Analyseinstrument

TPR ist so konzipiert, dass die Steuerverwaltung das Risikoprofil eines Steuerpflichtigen schnell beurteilen kann. Das Datenset ist so detailliert, dass selbst kleinere Unstimmigkeiten Anlass zu weiteren Fragen geben können.

TPR-C(6) und TPR-P(6): Meldepflicht nach aktualisierten Schemata

Das polnische Finanzministerium hat die Schema-Variante 6 für TPR-C und TPR-P veröffentlicht (einschließlich TPR-C(6) / TPR-P(6)). Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie überprüfen müssen, ob:

• die Finanz-, Buchhaltungs- und Berichtssysteme Daten im richtigen Format generieren,
• die für TPR verantwortlichen Personen die neuen Felder und deren Logik kennen.

Was ändert sich in der Praxis (wichtigste Bereiche)

Operativ kann die Berichterstattung 2026 u. a. beinhalten:

• Angabe des verwendeten Buchhaltungsstandards (z. B. Regeln des polnischen Rechnungslegungsgesetzes vs. IFRS),
• Aktualisierungen von Finanzkennzahlen und Bezeichnungen zur Abbildung der aktuellen GuV-Struktur,
• Möglichkeit, Codes der Polnischen Klassifikation der Wirtschaftstätigkeiten in der relevanten Klassifikationsvariante zu melden.

Interaktive Formulare vs. eigene Tools

Interaktive Formulare können als Hilfsmittel genutzt werden. Andere Lösungen (einschließlich Inhouse-Tools) sind zulässig — sofern sie Dateien generieren, die der geforderten XML-Struktur entsprechen.

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Fristen: wie sind sie operativ zu verstehen

Für die meisten Steuerpflichtigen in Polen sind die Fristen wie folgt strukturiert:

• Local File: bis zum Ende des 10. Monats nach Ende des Steuerjahres,
• TPR (einschließlich der innerhalb des Formulars abgegebenen Erklärung): bis zum Ende des 11. Monats nach Ende des Steuerjahres,
• Master File: bis zum Ende des 12. Monats nach Ende des Steuerjahres.

In der Praxis bedeutet dies, dass die TP mit dem Zeitplan für den Jahresabschluss, der Finanzprüfung und der Controlling-Arbeit abgestimmt werden muss.

Unterzeichnung von TPR und Rolle eines Bevollmächtigten

Der TPR-Unterzeichnung sollte eine formale Prüfung der Daten und Annahmen vorausgehen. In der Praxis kann TPR durch einen professionellen Bevollmächtigten unterzeichnet und eingereicht werden (unter Einhaltung formaler Anforderungen). Dies kann die Organisation der Berichterstattung verbessern, ersetzt jedoch nicht die interne Qualitätskontrolle der Daten und die Dokumentation der wichtigsten Annahmen vor der Unterzeichnung.

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TPR vs. Meldung über Verträge mit ausländischen Unternehmen (ORD-U): parallele Pflichten, die oft übersehen werden

ORD-U und TPR sind getrennte polnische Meldepflichten mit unterschiedlichen Rechtsgrundlagen und Zielen. Grundsätzlich sind Steuerzahler, die zur Einreichung eines TPR verpflichtet sind, von der ORD-U befreit, aber diese Befreiung gilt nicht für Verträge/Transaktionen mit Unternehmen aus Ländern, die schädlichen Steuerwettbewerb betreiben – daher muss die ORD-U-Verpflichtung unabhängig vom TPR jedes Mal überprüft werden.

Es gibt zwei wichtige praktische Schlussfolgerungen:

1. Schwellenwerte und meldepflichtiger Vertragsumfang können bei ORD-U von TPR abweichen,
2. die Abgabefristen sind ähnlich, was zu der falschen Annahme führt, dass es sich um einen einzigen Prozess handelt..

Aus organisatorischer Sicht lohnt es sich, eine einfache Kontrolle einzuführen: „TPR + ORD-U” als zwei unabhängige Punkte im Kalender der Verpflichtungen.

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IFT und Quellensteuer: Warum dieses Thema mit TP zusammenhängt

Zahlungen an Nichtansässige (z. B. Zinsen, Dividenden, ausgewählte immaterielle Leistungen) können polnische Quellensteuerpflichten und die Informationsmeldung zur Quellensteuer (IFT) auslösen. Dieselben Zahlungsströme tauchen oft auch in der Verrechnungspreisdokumentation auf. Unstimmigkeiten zwischen Quellensteuer-/IFT- und Transfer-Pricing-Datenbeständen erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Rückfragen — daher lohnt es sich, diese Prozesse auf Daten- und Kontroll-Ebene zu verknüpfen.

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Vorabverständigung über Verrechnungspreise und APA-C-Bericht: Schutz erfordert Datendisziplin

Wenn Ihr Unternehmen über eine Vorabverständigung über Verrechnungspreise (Advance Pricing Agreement, APA) verfügt, sollte das Reporting zur Umsetzung (APA-C/APA-P) als Teil der Aufrechterhaltung dieses Schutzes behandelt werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die aus der APA resultierenden Transaktionsbedingungen mit folgenden Elementen übereinstimmen

• Local-File-Dokumentation,
• TPR-Reporting,
• tatsächliche finanzielle Ergebnisse.

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CbC und PCbCR 2026: Datenkonsistenz und Reputationsrisiko

CbC: Pflichten auf Gruppenebene

CbC gilt für die größten Gruppen (in der Regel oberhalb der Umsatzschwelle). In der Praxis sind entscheidend:

• Fristen (Bericht und Mitteilung),
• korrekte Zuweisung der Rollen innerhalb der Gruppe(wer berichtet, wer meldet),
• Konsistenz mit lokalen Berichten und Verrechnungspreisdokumentation.

PCbCR: öffentliche Transparenz

PCbCR unterscheidet sich von „klassischem“ CbC, basiert aber auf denselben Quelldaten. Für viele Gruppen entsteht 2026 ein realer Bedarf, öffentlich offengelegte PCbCR-Informationen mit Jahresabschluss-, Steuer- und Transfer-Pricing-Daten abzugleichen. Für Gruppen mit Kalenderjahr deckt der erste öffentliche Bericht häufig das Geschäftsjahr 2025 ab und wird voraussichtlich bis Ende 2026 veröffentlicht.

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Mögliche Vereinfachungen 2026: Was ist organisatorisch zu erwarten?

In Polen kann es Diskussionen über Vereinfachungen im Verrechnungspreis-Reporting geben (z. B. weniger Formalitäten für kleinere Einheiten oder Anpassungen beim Unterzeichnungs-/Einreichungsprozess für TPR). Für Unternehmen gibt es eine praktische Schlussfolgerung: Es lohnt sich, den TP-Prozess so zu gestalten, dass er gegen technische Änderungen (Formulare, Schemata) resistent ist und sich vor allem auf zuverlässige Daten und dokumentierte Annahmen stützt.

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Prioritäten 2026: wie CFOs und Management Verrechnungspreisrisiken reduzieren können

Empfohlene Prioritäten für CFOs und Managementteams sind:

• Überprüfung des Rentabilitätsmodells (einschließlich der Modelle für Unternehmen mit Routinefunktionen),
• Realitätsnähe und Dokumentation der Regeln für die Berechnung von Margen und EBIT,
• Qualitätskontrolle der in TPR gemeldeten Daten und deren Abstimmung mit den Buchhaltungsunterlagen
• strukturierte Dokumentation immaterieller Dienstleistungen (Leistungsnachweise, Nutzenanalyse, Umlageregeln),
• vorzeitige Erstellung von Vergleichsanalysen (Benchmarks) anstelle von Arbeiten, die in der Endphase des Jahresabschlusses durchgeführt werden,
• einheitlicher Zeitplan: Jahresabschluss → Audit → Verrechnungspreise → TPR → Konzernberichterstattung

Wenn Ihr Ziel ist, Risiken zu reduzieren und Reporting zu optimieren, ist es sinnvoll, die Arbeit an der Verrechnungspreisdokumentation mit der Überprüfung der Konsistenz der Finanzdaten zu kombinieren. Hier kann Steuerberatung in Polen Ihre internen Teams unterstützen.

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