Neue Befugnisse der Staatlichen Arbeitsaufsichtsbehörde in Polen

Neue Befugnisse der Staatlichen Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP) in Polen ab dem 8. Juli 2026

Ab dem 8. Juli 2026 gilt für die Staatliche Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP) in Polen eine neue Regelung, die die Durchsetzung im Bereich der Beschäftigungsverhältnisse erheblich stärkt. Für Arbeitgeber, Investoren und Führungskräfte, die für HR und Personalabrechnung (Payroll) in Polen zuständig sind, besteht die wichtigste Änderung darin, dass die PIP das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses durch einen Verwaltungsbeschluss bestätigen kann, anstatt den Fall lediglich an ein Arbeitsgericht zu verweisen. In der Praxis bedeutet dies ein höheres Anfechtungsrisiko nicht nur für Mandatsverträge und andere zivilrechtliche Verträge, sondern auch für B2B-Kooperationsmodelle, bei denen die tatsächliche Art der Arbeitsausführung die für ein reguläres Arbeitsverhältnis typischen Bedingungen widerspiegelt.

Die Gesetzänderung wurde im polnischen Gesetzblatt als Gesetzblatt von 2026, Pos. 473, veröffentlicht, und die wesentlichen Bestimmungen treten am 8. Juli 2026, d. h. drei Monate nach der Veröffentlichung, in Kraft.

Das neue Gesetz geht über die bloße Umqualifizierung von Verträgen hinaus. Es umfasst auch Fernkontrollen, neue Regeln für die Zusammenarbeit zwischen der Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP), der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und der Nationalen Steuerverwaltung in Polen (KAS), individuelle Auslegungen sowie höhere Bußgelder für Verstöße gegen Arbeitnehmerrechte.

Die wichtigste Änderung: eine Entscheidung der PIP, die das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses bestätigt

Bislang musste der Fall in der Regel an das Arbeitsgericht verwiesen werden, selbst wenn ein Arbeitsinspektor zum Schluss kam, dass ein zivilrechtlicher Vertrag in gleicher Weise wie ein Arbeitsvertrag erfüllt wurde. Ab dem 8. Juli 2026 kann ein Bezirksarbeitsinspektor eine Entscheidung erlassen, die das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses bestätigt, wenn die Zusammenarbeit nach Ansicht der Behörde unter den in Artikel 22 des polnischen Arbeitsgesetzbuchs festgelegten Bedingungen erfolgt. Dies betrifft insbesondere Arbeiten, die für den Arbeitgeber und unter dessen Weisung an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort und zu einer vom Arbeitgeber bestimmten Zeit gegen Entgelt ausgeführt werden. Die im Vertrag verwendete Bezeichnung ist nicht entscheidend. Dies gilt gleichermaßen für Unternehmen, die B2B-Vereinbarungen nutzen. Die neuen Vorschriften beseitigen diese Form der Zusammenarbeit nicht, stärken jedoch eindeutig die Durchsetzungsinstrumente, wenn B2B nur auf dem Papier existiert. Je mehr ein Kooperationsmodell einem regulären Arbeitsverhältnis ähnelt, desto größer ist das Risiko eines Eingreifens der staatlichen Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP) in Polen.

Zuerst eine Anordnung, dann eine Entscheidung

Ein wichtiger Punkt ist, dass das Gesetz die Verwaltungsentscheidung von der vorherigen Nichtbefolgung einer Anordnung abhängig macht.

Vor Erlass einer Entscheidung muss die zuständige PIP-Behörde den Parteien zunächst Gelegenheit zur Stellungnahme geben und anschließend eine Anordnung erlassen, in der die Beseitigung der Mängel verlangt wird. Dies kann entweder die praktische Umsetzung eines zivilrechtlichen Vertrags betreffen oder das Versäumnis, einen Arbeitsvertrag abzuschließen, wo dies hätte geschehen müssen. Die Anordnung soll so formuliert sein, dass die Einhaltung bereits während der Inspektion selbst überprüft werden kann.

Nur wenn die Anordnung nicht befolgt wird, darf die Behörde eine Verwaltungsentscheidung erlassen.

Aus Sicht des Arbeitgebers bedeutet dies, dass nicht nur die Feststellungen der Inspektion selbst von Bedeutung sind, sondern auch, wie das Unternehmen darauf reagiert. In vielen Fällen hat ein Unternehmen etwas Zeit, um das Rechtsverhältnis, die Dokumentation und die praktische Organisation der Zusammenarbeit zu regularisieren, bevor eine formelle Entscheidung erlassen wird. Dies sollte jedoch kein falsches Gefühl der Sicherheit vermitteln. Eine kurze Frist, unvollständige Unterlagen oder Unstimmigkeiten zwischen dem Wortlaut des Vertrags und der tatsächlichen Arbeitsorganisation können nach wie vor den Ausgang bestimmen.

Der Wille der Parteien spielt nach wie vor eine Rolle, allerdings nur im Rahmen des polnischen Rechts

Eine häufig gestellte Frage in der Debatte um diese Änderungen lautet, ob der gemeinsame Wille der Parteien weiterhin berücksichtigt wird. Die Antwort lautet ja, allerdings nur in begrenztem Umfang.

Das Gesetz sieht vor, dass im Verwaltungsverfahren die Absicht der Parteien zu berücksichtigen ist, sofern sie nicht gegen das Gesetz oder die Grundsätze des gesellschaftlichen Zusammenlebens verstößt oder darauf abzielt, das Gesetz zu umgehen. Mit anderen Worten: Die bloße Festlegung im Vertrag, dass beide Parteien eine B2B-Beziehung anstreben, schützt das Unternehmen in Polen nicht, wenn die tatsächlichen Arbeitsbedingungen denen eines Arbeitsverhältnisses entsprechen.

Die neuen Vorschriften führen zudem Standardlösungen ein. Wenn die Beweislage nicht alle Elemente des Arbeitsverhältnisses belegt, wird in der Entscheidung ein unbefristeter Arbeitsvertrag, eine Vollzeitbeschäftigung, der Sitz des Arbeitgebers als Arbeitsort und der gesetzliche Mindestlohn in Polen als Vergütungsniveau angegeben.

Dies zeigt deutlich, dass eine schlecht organisierte Beweisführung nicht unbedingt zugunsten des Arbeitgebers wirkt.

Die Auswirkungen der Entscheidung der staatlichen Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP) in Polen beschränken sich nicht auf das Arbeitsrecht

Eines der wichtigsten Elemente der Gesetzesänderung ist, dass eine PIP-Entscheidung ab dem Datum ihres Erlasses nicht nur arbeitsrechtliche, sondern auch steuerrechtliche, sozialversicherungs-, krankenversicherungsrechtliche Konsequenzen nach sich zieht sowie Auswirkungen auf die Zahlungen an öffentliche Fonds hat.

Dies bedeutet, dass eine Neueinstufung eines Arbeitsverhältnisses schnell zu Abrechnungs-, Melde- und organisatorischen Verpflichtungen für den Arbeitgeber in Polen führen kann.

Gleichzeitig ist es wichtig, zwischen aktuellen Auswirkungen und Auswirkungen auf frühere Zeiträume zu unterscheiden. In der Regel gilt das Datum des Abschlusses des Arbeitsvertrags als Datum der Entscheidung selbst. Wenn der Bezirksarbeitsinspektor jedoch der Ansicht ist, dass das Bestehen oder die Bedingungen des Arbeitsverhältnisses für einen früheren Zeitraum festgestellt werden müssen, kann die Behörde in Polen anstelle einer Entscheidung für diesen früheren Zeitraum eine Klage vor Gericht erheben. Dies ist ein entscheidender Unterschied. Nicht jede Unregelmäßigkeit löst allein aufgrund einer Verwaltungsentscheidung automatisch umfassende rückwirkende Konsequenzen aus.

Es gibt zudem einen besonderen Schutzmechanismus, der Beachtung verdient. Wenn zwischen dem Beginn der Überprüfung und dem Ablauf der Einspruchsfrist oder der endgültigen Klärung des Falls das zivilrechtliche Verhältnis beendet wird, erlischt, aufgehoben wird oder die tatsächliche Arbeitsleistung auf Initiative des Arbeitgebers eingestellt wird, gilt als Datum des Abschlusses des Arbeitsvertrags der Tag, an dem die Überprüfung begonnen hat. Dies ist eine Bestimmung, die Arbeitgeber nicht unterschätzen sollten, wenn sie nach Beginn der Inspektion „Korrekturmaßnahmen“ ergreifen.

Widerspruch und ein beschleunigtes Gerichtsverfahren

Gegen die Entscheidung eines Bezirksarbeitsinspektors kann innerhalb eines Monats nach Zustellung Widerspruch eingelegt werden. Besonders wichtig ist, dass der Widerspruchsführer bereits im Widerspruch alle Vorwürfe und Beweise vorbringen muss und die anderen Parteien dies in ihrer Erwiderung tun müssen. Neue Beweismittel in einem späteren Stadium sind nur in Ausnahmefällen zulässig.

Für Arbeitgeber in Polen bedeutet dies, dass die Beweismittelakte bereits während der PIP-Inspektion vorbereitet werden muss, nicht erst nach Erhalt der Entscheidung.

Die Gesetzesänderung zielt auch darauf ab, Gerichtsverfahren zu beschleunigen. Das Gericht soll Maßnahmen ergreifen, damit der Verhandlungstermin spätestens einen Monat nach Einreichung der Klage oder nach Beseitigung formeller Mängel angesetzt wird. Das Gesetz führt zudem spezifische Regeln für die Verhandlung von Berufungen gegen PIP-Entscheidungen und Beschwerden bezüglich der sofortigen Vollstreckbarkeit ein.

Sofortige Vollstreckbarkeit nur in Ausnahmefällen

Während des Gesetzgebungsverfahrens war eine der umstrittensten Fragen, ob Entscheidungen sofort vollstreckbar sein sollten. Letztendlich hat der Gesetzgeber diesen Mechanismus beibehalten, ihn jedoch eingeschränkt. Die sofortige Vollstreckbarkeit gilt nur für Personen, die unter besonderen Kündigungsschutz fallen. Dies mildert die ursprünglichen Bedenken der Arbeitgeber, beseitigt jedoch nicht das Risiko von Streitigkeiten in Einzelfällen.

Das Gesetz legt zudem ausdrücklich fest, dass die Erteilung einer Entscheidung, die das Bestehen eines Arbeitsverhältnisses bestätigt, nicht als Grund für eine Benachteiligung des Arbeitnehmers herangezogen werden darf und insbesondere keine Kündigung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses rechtfertigen kann. Dies schafft einen zusätzlichen Risikobereich für Unternehmen in Polen, die möglicherweise versuchen könnten, mit Vergeltungsmaßnahmen zu reagieren.

Fernkontrollen und Datenanalysen werden die Aufdeckung von Unregelmäßigkeiten verbessern

Die Gesetzesänderung ermöglicht die Durchführung von Kontrollen oder bestimmten Kontrolltätigkeiten aus der Ferne, entweder über Postdienstleister oder mittels elektronischer Kommunikation.

Gleichzeitig stärkt das Gesetz die Zusammenarbeit zwischen PIP, ZUS und KAS und sieht die Einrichtung eines interinstitutionellen Risikobewertungsteams sowie den Austausch von Daten und Informationen durch elektronische Übermittlung über IKT-Systeme vor.

Dies ist ein deutlicher Schritt hin zu gezielteren, datengestützten Kontrollen und einem schnelleren Informationsaustausch zwischen den Behörden in Polen. In der Praxis bedeutet dies, dass die Datenkonsistenz für Arbeitgeber weitaus wichtiger wird. Sind die Abrechnungsmodalitäten, die Personalunterlagen, die Versicherungsmeldungen und die praktische Arbeitsorganisation nicht aufeinander abgestimmt, steigt das Risiko, entdeckt zu werden.

Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die eine große Zahl von Auftragnehmern beschäftigen und auf feste, wiederkehrende Arbeitsvereinbarungen zurückgreifen, die einem Arbeitnehmerverhältnis sehr ähnlich sind.

Höhere Bußgelder ab dem 8. Juli 2026

Ab dem 8. Juli 2026 werden auch die Sanktionen für Verstöße gegen Arbeitnehmerrechte in Polen verschärft.

In vielen Fällen steigen die Bußgelder auf 2.000 bis 60.000 PLN, bei bestimmten Verstößen auf 3.000 bis 90.000 PLN.

Für Vorstände und Verantwortliche für Personalwesen, Lohnabrechnung und Personalorganisation in Polen bedeutet dies, dass eine falsche Einstufung eines Beschäftigungsmodells nicht nur zu einem Streit über den Status der betreffenden Person führen kann, sondern auch ein echtes finanzielles Risiko mit sich bringt.

Individuelle Auslegungen als Instrument zur Risikominderung

Eine Neuerung der geänderten Vorschriften ist die Möglichkeit, beim obersten Arbeitsinspektor eine individuelle Auslegung einzuholen. Die Gebühr beträgt 40 PLN, und die Behörde sollte die Auslegung in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach Eingang eines vollständigen Antrags erteilen. Die Auslegung ist für den Unternehmer nicht bindend, doch schützt die Einhaltung dieser Auslegung den Antragsteller vor verwaltungsrechtlichen, finanziellen oder strafrechtlichen Sanktionen in dem von dieser Auslegung abgedeckten Umfang. Wichtig ist, dass sie für die PIP-Behörden verbindlich ist und auch an die ZUS und die KAS weitergeleitet wird.

Dies ist jedoch keine absolute Absicherung. Der Schutz greift nur, wenn das tatsächliche Kooperationsmodell den im Antrag beschriebenen Sachverhalten entspricht. Zeigt eine Inspektion, dass die tatsächliche Situation von der Beschreibung abweicht, kann die Schutzwirkung eingeschränkt sein. Aus diesem Grund sollte eine individuelle Auslegung als Teil eines umfassenderen Risikomanagements betrachtet werden und nicht als Ersatz für ein ordnungsgemäß gestaltetes Beschäftigungsmodell.

Bedeutet dies das Ende von B2B-Verträgen in Polen?

Die Änderungen bedeuten nicht das automatische Ende der B2B-Zusammenarbeit in Polen. Sie bedeuten vielmehr, dass Arbeitgeber viel genauer darauf achten müssen, dass der Wortlaut des Vertrags, das praktische Kooperationsmodell und die internen Prozesse wirklich miteinander im Einklang stehen.

Je stärker die Unterordnung, die festen Arbeitszeiten, der Mangel an tatsächlicher Unabhängigkeit, das Fehlen eines unternehmerischen Risikos auf Seiten des Auftragnehmers und die vollständige Einbindung in die Arbeitsorganisation des Unternehmens sind, desto größer ist das Risiko, dass die PIP diese Beziehung als Arbeitsverhältnis einstuft.

Für viele Unternehmen wird die zentrale Aufgabe daher nicht darin bestehen, alle B2B-Verträge durch Arbeitsverträge zu ersetzen, sondern echte Business-to-Business-Beziehungen von solchen zu unterscheiden, die in der Praxis wie ein normales Arbeitsverhältnis funktionieren. Darin liegt der Hauptrisikobereich im polnischen Arbeitsrecht nach dem 8. Juli 2026.

Was Arbeitgeber jetzt tun sollten – Checkliste

Bevor die neuen Vorschriften in Kraft treten, lohnt es sich, eine strukturierte Überprüfung der aktuellen Kooperationsmodelle durchzuführen. In der Praxis sind folgende Bereiche besonders wichtig:

Überprüfung von B2B-Verträgen, Auftragsverträgen und anderen zivilrechtlichen Vereinbarungen auf Merkmale eines Arbeitsverhältnisses,
Vergleich des Vertragstextes mit der tatsächlichen Art und Weise der Arbeitsausführung,
Überprüfung der Personalunterlagen, Berichtsprozesse und der Lohnabrechnung in Polen,
Erstellung interner Verfahren für den Umgang mit Kontrollen, einschließlich der Art und Weise, wie Nachweise gesammelt werden sollten,
Prüfung, ob es in ausgewählten Fällen gerechtfertigt sein könnte, eine individuelle Auslegung beim Obersten Arbeitsinspektor zu beantragen,
Überlegung, ob die Übergangsfrist genutzt werden soll, wenn das Unternehmen bereits erkennt, dass einige Beziehungen angepasst werden müssen.

Die Gesetzesänderung sieht zudem eine spezifische Übergangsregelung vor. Ein Unternehmen, das vor Inkrafttreten des Gesetzes einen zivilrechtlichen Vertrag verwendet hat, obwohl das Beschäftigungsverhältnis alle Merkmale eines Arbeitsverhältnisses aufwies, und dieses Verhältnis innerhalb von zwölf Monaten nach Inkrafttreten des Gesetzes durch den Abschluss eines Arbeitsvertrags freiwillig in Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen bringt, haftet nicht gemäß Artikel 281 § 1 Nr. 1 des polnischen Arbeitsgesetzbuchs. Dies beseitigt zwar nicht alle rechtlichen Konsequenzen, kann jedoch das Risiko einer Haftung wegen Ordnungswidrigkeiten verringern.

In Unternehmen, die mehrere Beschäftigungsmodelle nutzen, erfordert die Vorbereitung auf diese Änderungen in der Regel eine Kombination aus rechtlichen, organisatorischen und abrechnungstechnischen Gesichtspunkten. In diesem Zusammenhang kann es hilfreich sein, Ordnung in die HR und Lohnbuchhaltung in Polen zu bringen, damit Dokumentation, tägliche Zusammenarbeit und Abrechnungen vollständig aufeinander abgestimmt bleiben.

Die neuen Befugnisse der staatlichen Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP) in Polen bedeuten nicht, dass jeder zivilrechtliche Vertrag zum Problem wird. Sie bedeuten jedoch, dass ab dem 8. Juli 2026 der Spielraum für Fehler kleiner wird und der Wert eines gut durchdachten Kooperationsmodells deutlich zunimmt. Für Arbeitgeber in Polen ist dies der letzte Moment, um von allgemeiner Besorgnis zu konkreten Korrekturmaßnahmen überzugehen.

HR Rechtsgrundlage:
Gesetz vom 11. März 2026 zur Änderung des Gesetzes über die staatliche Arbeitsaufsicht und bestimmter anderer Gesetze (Gesetzblatt von 2026, Pos. 473)

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Neue Befugnisse der Staatlichen Arbeitsaufsichtsbehörde (PIP) in Polen ab dem 8. Juli 2026 – Auswirkungen für Arbeitgeber