Einstellung von Mitarbeitern aus Polen: Arbeitsvertrag und Pflichten eines ausländischen Arbeitgebers

Einstellung von Mitarbeitern aus Polen im Rahmen eines Arbeitsvertrags kann für ein ausländisches Unternehmen eine wirtschaftlich sinnvolle Lösung sein, erfordert jedoch eine sorgfältige Vorbereitung in rechtlicher, personal- und lohnbuchhalterischer Hinsicht. Die Tatsache, dass der Arbeitgeber nicht in Polen ansässig ist, befreit ihn nicht von der Anwendung des polnischen Arbeitsrechts auf in Polen erbrachte Arbeitsleistungen oder von der Prüfung seiner Verpflichtungen gegenüber der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und den polnischen Steuerbehörden.

In der Praxis treten die größten Probleme meist nicht in der Phase der Einstellungsentscheidung auf, sondern bei der Umsetzung des richtigen Abrechnungsmodells und des Dokumentenworkflows.

Deshalb sollte ein ausländischer Arbeitgeber von Anfang an klären:

• ob er einen Arbeitnehmer in Polen beschäftigen kann, ohne eine Gesellschaft zu gründen,
• ob er sich als Zahler registrieren lassen muss,
• wer für die Lohnabrechnung in Polen und die Abrechnungen zuständig sein wird,
• wie die Personalunterlagen geführt werden sollen,
• wie die Verpflichtungen in Bezug auf Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz, ärztliche Untersuchungen, Urlaub und Arbeitszeit zu erfüllen sind.

Fehler in diesen Bereichen resultieren in der Regel nicht aus mangelnder Sorgfalt, sondern aus der falschen Annahme, dass es ausreicht, einen ausländischen Arbeitsvertrag zu unterzeichnen und einem in Polen tätigen Arbeitnehmer eine Vergütung zu zahlen. In der Praxis reicht das eindeutig nicht aus.

Kann ein ausländisches Unternehmen einen Arbeitnehmer in Polen beschäftigen, ohne dort eine Gesellschaft oder Niederlassung zu haben?

In der Regel ja. Ein ausländisches Unternehmen darf eine Person beschäftigen, die in Polen arbeitet, auch wenn es dort keine lokale Gesellschaft oder Niederlassung hat. Dies bedeutet jedoch nicht, dass keine lokalen Verpflichtungen entstehen.

In der Praxis müssen zwei Aspekte unterschieden werden:

• die bloße Möglichkeit, einen Arbeitnehmer in Polen zu beschäftigen,
• die Verpflichtung, Arbeitgeber- und Zahlungsverpflichtungen in Polen zu erfüllen.

Das Fehlen einer polnischen Gesellschaft oder Niederlassung steht einer rechtmäßigen Beschäftigung nicht entgegen, bedeutet jedoch sehr oft, dass die Beziehungen zur Sozialversicherungsanstalt (ZUS), zum Finanzamt und zum Arbeitnehmer korrekt gestaltet werden müssen. Dazu gehören auch ordnungsgemäße Arbeitnehmerunterlagen und die Abrechnung der Löhne in Polen gemäß den polnischen Vorschriften.

In der Praxis lautet die Antwort also: Ein Unternehmen ist nicht immer erforderlich, aber ein gut durchdachtes Beschäftigungsmodell in Polen ist fast immer notwendig.

Gleichzeitig kann es in manchen Fällen für einen ausländischen Unternehmer sinnvoll sein, eine geschäftliche Präsenz in Polen aufzubauen, anstatt direkt als ausländischer Arbeitgeber aufzutreten – insbesondere dann, wenn der Umfang der Geschäftstätigkeit, die Anzahl der Mitarbeiter oder langfristige Geschäftsziele eine dauerhaftere Präsenz auf dedm polnischen Markt rechtfertigen. Ein solches Modell kann die Personalverwaltung, den täglichen Geschäftsbetrieb und die weitere Expansion vereinfachen. Für Unternehmen, die diese Option in Betracht ziehen, kann die Unterstützung bei der Firmensgründung in Polen ein praktischer nächster Schritt sein.

Ist in Polen eine Registrierung als Beitragszahler erforderlich?

Wenn der Arbeitnehmer der polnischen Sozialversicherung unterliegt, sollte der ausländische Arbeitgeber in der Regel seinen Status bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) regeln. In der Praxis bedeutet dies sehr oft, sich als Sozialversicherungsbeitragszahler zu registrieren und die laufenden Melde- und Abrechnungspflichten zu erfüllen.

Dies ist wichtig, da der Arbeitsvertrag allein nicht ausreicht. Wenn der Arbeitnehmer dem polnischen Sozialversicherungssystem unterliegt, muss der Arbeitgeber Folgendes sicherstellen:

• Anmeldung bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS),
• Anmeldung des Arbeitnehmers bei den entsprechenden Versicherungssystemen,
• rechtzeitige Abführung der Beiträge,
• ordnungsgemäße Meldungen.

In einigen Modellen können bestimmte Verpflichtungen auf den Arbeitnehmer übertragen werden, doch erfordert eine solche Lösung eine sorgfältige Analyse und ersetzt nicht die umfassende Prüfung der Pflichten des Arbeitgebers. Dies gilt insbesondere für steuerliche, dokumentarische und organisatorische Angelegenheiten.

Die wichtigsten Pflichten eines ausländischen Arbeitgebers in Polen

Aus Sicht eines ausländischen Unternehmens lassen sich diese Pflichten in mehrere Kernbereiche einteilen.

1. Pflichten gegenüber der Sozialversicherungsanstalt (ZUS)

Wenn der Arbeitnehmer der polnischen Sozialversicherung unterliegt, kann der Arbeitgeber folgende Pflichten haben:

• Registrierung als Beitragszahler,
• Anmeldung des Arbeitnehmers zur Versicherung,
• Berechnung der Beiträge,
• Erstellung und Einreichung von Abrechnungsunterlagen,
• rechtzeitige Zahlung der fälligen Beträge.

2. Verpflichtungen gegenüber dem Finanzamt

Es muss festgestellt werden, ob und in welchem Umfang der ausländische Arbeitgeber in Polen als Abführer von Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer (PIT) auftritt. Auch die jährlichen Steuerinformations- und Meldepflichten müssen analysiert werden.

3. Arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Ein ausländischer Arbeitgeber, der eine Person in Polen beschäftigt, sollte die Einhaltung der polnischen Vorschriften sicherstellen, die unter anderem folgende Bereiche betreffen:

• der Arbeitsvertrag,
• Arbeitszeit,
• Jahresurlaub,
• Vergütung,
• Personalunterlagen,
• ärztliche Untersuchungen,
• Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz.

4. Organisatorische und abrechnungstechnische Verpflichtungen

Rechtliche Kenntnisse allein reichen nicht aus, wenn das Unternehmen keinen operativen Prozess implementiert hat. In der Praxis sollte Folgendes organisiert werden:

• der Datenfluss für die Lohn- und Gehaltsabrechnung,
• Arbeitszeiterfassung,
• Abrechnung von Abwesenheiten,
• Bearbeitung von Beschäftigungsänderungen,
• monatliche Berichterstattung.

Genau aus diesem Grund ist in der Praxis die Unterstützung durch HR- und Lohnabrechnung in Polen für ausländische Arbeitgeber, die Personal in Polen beschäftigen, so wichtig.

Mitarbeiterdokumentation – was nicht übersehen werden darf

Das polnische Recht schreibt vor, dass für jeden Mitarbeiter Personalakten und Personalunterlagen geführt werden müssen. Für einen ausländischen Arbeitgeber bedeutet dies, dass ein polnisches Arbeitsverhältnis nicht ausschließlich nach den Standards der Zentrale abgewickelt werden kann, wenn diese Standards nicht den lokalen Anforderungen entsprechen.

In der Praxis sollte der Arbeitgeber Folgendes sicherstellen:

• einen ordnungsgemäß ausgearbeiteten Arbeitsvertrag,
• Personalakten,
• Unterlagen zum Verlauf des Arbeitsverhältnisses,
• Arbeitszeitaufzeichnungen,
• Urlaubs- und Abwesenheitsunterlagen,
• Lohnlisten oder Lohnunterlagen,
• Unterlagen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Dies ist nicht nur eine formale Anforderung. Eine fehlerhafte Dokumentation erschwert Folgendes:

• monatliche Abrechnungen,
• Kontrollen,
• die Bearbeitung von Arbeitsstreitigkeiten,
• die ordnungsgemäße Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Deshalb lohnt es sich, diesen Bereich bereits bei der Einstellung des ersten Mitarbeiters mit Unterstützung in den Bereichen Personalwesen, Lohnbuchhaltung und Mitarbeiterdokumentation ordnungsgemäß zu organisieren.

Ärztliche Untersuchungen und Arbeitsschutzpflichten vor Arbeitsbeginn

Einer der am meisten unterschätzten Bereiche für ausländische Arbeitgeber ist die Einhaltung der Anforderungen an ärztliche Untersuchungen und den Arbeitsschutz.

Einem Mitarbeiter sollte es nicht gestattet sein, die Arbeit aufzunehmen, ohne:

• die erforderlichen ärztlichen Einstellungsuntersuchungen,
• ein gültiges ärztliches Attest,
• eine angemessene Arbeitsschutzschulung.

Dies gilt in vielen Fällen auch für Remote-Arbeit, die von Polen aus geleistet wird. Die ausländische Prägung des Unternehmens schließt an sich die Verpflichtungen nach polnischem Arbeitsrecht nicht aus.

In der Praxis bedeutet dies die Einrichtung eines Prozesses, der Folgendes umfasst:

• Überweisungen zu medizinischen Untersuchungen,
• Festlegung der Arbeitsbedingungen für die Stelle,
• Organisation von Arbeitsschutzschulungen,
• Archivierung von Unterlagen, die die Erfüllung dieser Verpflichtungen bestätigen.

Arbeitszeit und Jahresurlaub – Bereiche, in denen die lokalen Vorschriften einzuhalten sind

Wenn eine Person im Rahmen eines Arbeitsvertrags beschäftigt ist, müssen die polnischen Vorschriften zu Arbeitszeit und Urlaub berücksichtigt werden. Dies ist besonders wichtig für internationale Unternehmen, die versuchen, einheitliche konzernweite Standards anzuwenden, ohne diese an das polnische Recht anzupassen.

Zu den problematischsten Bereichen gehören in der Regel:

• Arbeitszeitaufzeichnungen,
• Abrechnung von Überstunden,
• Hybrid- und Remote-Arbeitsmodelle,
• Urlaubsplanung,
• Abrechnung von Abwesenheiten,
• Übereinstimmung zwischen tatsächlicher Praxis, Vertrag und internen Richtlinien.

Aus organisatorischer Sicht bedeutet dies, dass zwischen der Personalabteilung, der Lohnbuchhaltung und den für das Team verantwortlichen Führungskräften kohärente Prozesse gewährleistet sein müssen.

Lohnabrechnung und monatliche Abrechnungen – ein Prozess, der die Einhaltung lokaler Vorschriften erfordert

Für einen ausländischen Arbeitgeber geht es bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Polen nicht nur um die Berechnung des Nettogehalts. Es handelt sich um einen umfassenden Prozess, der Folgendes umfasst:

• die Ermittlung der Vergütungsgrundlage,
• die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge,
• die Steuerabrechnung,
• die Berücksichtigung von Urlaub und Abwesenheiten,
• die Abrechnung von Prämien und anderen Gehaltsbestandteilen,
• die Erstellung der Lohn- und Gehaltsliste,
• die Berichterstattung und Dokumentation.

Jede Änderung im Beschäftigungsverhältnis kann sich auf das endgültige Abrechnungsergebnis auswirken. In der Praxis umfasst dies unter anderem:

• Änderungen der Arbeitszeit,
• Krankheitstage,
• Feiertage und Urlaub,
• Leistungen,
• Bonuszahlungen,
• Änderungen der Funktion oder der Beschäftigungsbedingungen.

Die häufigsten Fehler ausländischer Arbeitgeber

In der Praxis treten immer wieder dieselben Probleme auf.

Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• die Annahme, dass das Fehlen einer Niederlassung in Polen bedeutet, dass keine lokalen Verpflichtungen bestehen,
• die Nichtbeachtung der Verpflichtungen gegenüber der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und dem Finanzamt,
• die Betrachtung der Lohnabrechnung lediglich als einfache Gehaltsberechnung,
• das Fehlen ordnungsgemäßer Mitarbeiterunterlagen,
• das Übersehen von Einstellungsuntersuchungen und Arbeitsschutzverpflichtungen,
• Unstimmigkeiten zwischen dem Vertrag und der tatsächlichen Arbeitsausführung,
• falsche Arbeitszeit- und Abwesenheitsaufzeichnungen,
• die Umsetzung von Verfahren der Zentrale, ohne diese an die polnischen Vorschriften anzupassen.

Genau diese Art von Fehlern kommt in der Regel erst ans Licht, wenn das Unternehmen sein Team vergrößert, einer Prüfung unterzogen wird oder Unstimmigkeiten bei Abrechnungen erklären muss.

Was sollte in der Regel vor der Einstellung eines Mitarbeiters in Polen geprüft werden

So gehen Sie sicher bei der Einstellung eines Arbeitnehmers in Polen vor

Für einen ausländischen Arbeitgeber ist es am sichersten, die Beschäftigung in Polen als Umsetzungsprojekt zu betrachten und nicht nur als reine Personalentscheidung.

Vor Vertragsunterzeichnung sollten folgende Punkte geregelt werden:

• das Beschäftigungsmodell,
• Verpflichtungen gegenüber der Sozialversicherungsanstalt (ZUS),
• Verpflichtungen gegenüber dem Finanzamt,
• Regeln für die Dokumentation,
• die Organisation von medizinischen Untersuchungen und die Einhaltung von Arbeitsschutzvorschriften,
• die Methode zur Erfassung der Arbeitszeit,
• der monatliche Datenfluss für die Lohnabrechnung.

Dieser Ansatz verringert das Risiko kostspieliger Korrekturen, sobald die Zusammenarbeit bereits begonnen hat. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die schrittweise ein Team in Polen aufbauen möchten, ohne sofort eine lokale Gesellschaft zu gründen.

In der Praxis hilft eine gut strukturierte Unterstützung in den Bereichen Personalwesen und Lohnabrechnung in Polen dabei, sowohl die Einarbeitungsphase für den ersten Mitarbeiter als auch die spätere laufende Abwicklung von Beschäftigungsangelegenheiten zu organisieren. Kontaktieren Sie uns – getsix®.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Die Beschäftigung von Mitarbeitern in Polen im Rahmen eines Arbeitsvertrags ist auch ohne die Gründung einer Gesellschaft oder Niederlassung in Polen möglich, was jedoch nicht bedeutet, dass keine lokalen Verpflichtungen bestehen. Ein ausländischer Arbeitgeber sollte insbesondere folgende Punkte prüfen:

• Registrierung als Beitragszahler,
• Verpflichtungen gegenüber der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und dem Finanzamt,
• Mitarbeiterdokumentation,
• ärztliche Untersuchungen und Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften,
• Arbeitszeit und Jahresurlaub,
• monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Je früher diese Bereiche ordnungsgemäß geregelt werden, desto geringer ist das Fehlerrisiko und desto einfacher ist es, in Polen sicher und effizient ein Team aufzubauen.

Wenn Sie weitere Fragen haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner oder nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer getsix® Website.

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