Personalunterlagen in Polen – Pflichten des Arbeitgebers, Personalakten und Lohnunterlagen

Personalunterlagen in Polen sind für jeden Arbeitgeber verpflichtend. Sie umfassen Personalakten sowie Unterlagen zu Arbeitszeit, Urlaub, Vergütung, Lohnabrechnung, Disziplinarmaßnahmen und Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Sie können papierbasiert oder elektronisch geführt werden, müssen aber vollständig, vertraulich, geordnet und geschützt sein. Fehler können eine Geldstrafe von 1.000 PLN bis 30.000 PLN auslösen.

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Was gehört zu den Personalunterlagen?

Personalunterlagen bestehen aus Personalakten und Unterlagen zum Arbeitsverhältnis.

Personalakten dokumentieren Einstellung, Begründung und Verlauf des Arbeitsverhältnisses, Haftung des Arbeitnehmers, Nüchternheitskontrollen sowie Beendigung.

Weitere Unterlagen umfassen Arbeitszeitaufzeichnungen, Urlaubsanträge, Lohnlisten, Überstunden, Arbeitszeitsysteme, Arbeitskleidung, persönliche Schutzausrüstung und Arbeitnehmeräquivalente.

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Welche Pflichten hat der Arbeitgeber?

Der Arbeitgeber muss Personalunterlagen für jeden Mitarbeiter separat führen und aufbewahren. Die Dokumente sollten vollständig, chronologisch geordnet, korrekt zugeordnet und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.

Pflichten umfassen auch den Schutz personenbezogener Daten, Schutz vor Beschädigung, Verlust und Vernichtung, Aushändigung von Kopien und ordnungsgemäße Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Personalunterlagen dürfen in Polen in Papierform oder elektronisch geführt werden. Elektronische Unterlagen erfordern Datensicherheit, Zugriffskontrolle, Nutzeridentifikation, Änderungsprotokolle und Dokumentenintegrität.

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Aus welchen Teilen bestehen Personalakten?

Personalakten in Polen bestehen aus fünf Teilen:

• Teil A – Einstellungsunterlagen,
• Teil B – Begründung und Verlauf des Arbeitsverhältnisses,
• Teil C – Beendigung oder Ablauf des Arbeitsverhältnisses,
• Teil D – disziplinarrechtliche oder sonstige gesetzliche Haftung,
• Teil E – Nüchternheitskontrollen oder Kontrollen auf alkoholähnliche Substanzen.

Teil B enthält häufig Arbeitsvertrag, Aufgabenbeschreibung, Arbeitsschutzunterlagen, ärztliche Untersuchungen, Telearbeit und Änderungen der Beschäftigungsbedingungen.

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Wie lange sind Unterlagen aufzubewahren?

Die Aufbewahrungsfrist hängt vom Beschäftigungszeitpunkt ab:

• ab 1. Januar 2019 – 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete,
• 1. Januar 1999 bis 31. Dezember 2018 – grundsätzlich 50 Jahre, mit möglicher Verkürzung auf 10 Jahre nach Einreichung von ZUS OSW und ZUS RIA,
• vor 1. Januar 1999 – in der Regel 50 Jahre.

Arbeitgeber sollten Dokumente nicht länger speichern, als es erforderlich oder gerechtfertigt ist, auch aus Datenschutzgründen.

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Worauf sollten ausländische Unternehmen achten?

Ausländische Unternehmen mit Mitarbeitern in Polen müssen globale HR-Verfahren an das polnische Arbeitsrecht anpassen. Das betrifft Arbeitsverträge, polnischsprachige Dokumente, Arbeitszeitaufzeichnungen, Personalakten, Telearbeit, Lohnunterlagen und Datenschutzverfahren.

Häufige Fehler sind unvollständige Personalakten, falsche Zuordnung zu den Teilen A-E, fehlende Chronologie, übermäßige personenbezogene Daten, veraltete Zugangsberechtigungen und Abweichungen zwischen HR-Daten und Lohnabrechnung.

Den vollständigen Artikel können Sie hier lesen: Personalunterlagen in Polen – Pflichten des Arbeitgebers, Personalakten und Lohnunterlagen.

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