Dokumentacja pracownicza – prowadzenie, przechowywanie i obowiązki pracodawcy

Dokumentacja pracownicza jest obowiązkiem każdego pracodawcy w Polsce. Obejmuje akta osobowe oraz dokumenty dotyczące czasu pracy, urlopów, wynagrodzeń i zakończenia zatrudnienia. Może być papierowa albo elektroniczna, ale musi być kompletna, poufna, uporządkowana i zabezpieczona. Błędy grożą grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł.

---

Co obejmuje dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza składa się z akt osobowych pracownika oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy.

Akta osobowe obejmują rekrutację, nawiązanie i przebieg zatrudnienia, odpowiedzialność pracownika, kontrolę trzeźwości oraz zakończenie pracy.

Pozostałe dokumenty to m.in. ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe, listy wynagrodzeń, nadgodziny, rozkłady czasu pracy, odzież robocza, środki ochrony indywidualnej i ekwiwalenty.

---

Jakie obowiązki ma pracodawca?

Pracodawca prowadzi dokumentację oddzielnie dla każdego pracownika. Dokumenty muszą być kompletne, chronologiczne, właściwie przypisane i dostępne tylko dla osób upoważnionych.

Obowiązki obejmują ochronę danych osobowych, zabezpieczenie akt przed zniszczeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem, wydawanie kopii oraz zniszczenie dokumentacji po upływie okresu przechowywania.

Dokumentacja może być papierowa albo elektroniczna. Przy e-aktach system powinien zapewniać bezpieczeństwo danych, kontrolę dostępu, identyfikację użytkowników, rejestrowanie zmian i integralność dokumentów.

---

Z jakich części składają się akta osobowe?

Akta osobowe mają pięć części:

• A – dokumenty rekrutacyjne,
• B – nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia,
• C – rozwiązanie albo wygaśnięcie stosunku pracy,
• D – odpowiedzialność pracownika,
• E – kontrola trzeźwości lub obecności środków podobnych do alkoholu.

Część B obejmuje m.in. umowę o pracę, zakres obowiązków, BHP, badania lekarskie, pracę zdalną i zmiany warunków zatrudnienia.

---

Jak długo przechowywać dokumentację?

Okres przechowywania zależy od daty zatrudnienia:

• od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał,
• od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – zasadniczo 50 lat, z możliwością skrócenia do 10 lat po złożeniu ZUS OSW i ZUS RIA,
• przed 1 stycznia 1999 r. – co do zasady 50 lat.

Dokumentów nie należy przechowywać dłużej, niż jest to wymagane lub uzasadnione, także ze względu na ochronę danych osobowych.

---

Na co powinny uważać firmy zagraniczne?

Firmy zagraniczne zatrudniające pracowników w Polsce muszą dostosować globalne procedury HR do polskiego prawa pracy. Dotyczy to umów, dokumentów po polsku, ewidencji czasu pracy, akt osobowych, pracy zdalnej, dokumentów płacowych i ochrony danych.

Najczęstsze błędy to niekompletne akta, brak chronologii, złe przypisanie dokumentów do części A-E, nadmiarowe dane osobowe, nieaktualne upoważnienia i niespójność danych HR z danymi płacowymi.

Pełną wersję artykułu można przeczytać tutaj: Dokumentacja pracownicza – prowadzenie, przechowywanie i obowiązki pracodawcy.

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***