Dokumentation von Kranken- und Mutterschaftsgeld in Polen – Pflichten für Arbeitgeber

Seit dem 24. Oktober 2026 gelten in Polen neue Anforderungen an die Dokumentation von Kranken- und Mutterschaftsgeld. Arbeitgeber müssen ihre Bescheinigungen für die Sozialversicherungsanstalt (ZUS) überprüfen. Die Verordnung regelt Beschäftigungs- und Entgeltdaten, Nachweise für Mutterschaftsgeld sowie ärztliche Bescheinigungen aus dem Ausland. Ab dem 10. Oktober 2027 werden zudem bestimmte elektronische Bescheinigungen zugelassen.

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Welche neuen Dokumentationspflichten gelten seit Oktober 2026?

Die Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik vom 27. September 2026 (Dz.U. Pos. 1316) ersetzt die bisherigen Vorschriften vom 8. Dezember 2015.

Sie betrifft die Dokumentation folgender Leistungen:

• Kranken- und Mutterschaftsgeld;
• Rehabilitationsleistungen und Pflegegeld;
• Ausgleichsgeld;
• Leistungen in Höhe des Mutterschaftsgeldes.

Die meisten Vorschriften gelten seit dem 24. Oktober 2026. Eine Ausnahme bildet § 39 zur elektronischen Ausstellung bestimmter ärztlicher Bescheinigungen.

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Welche Unterlagen müssen Arbeitgeber an die ZUS übermitteln?

Gemäß § 3 und Anlage 2 muss die Bescheinigung des Beitragszahlers für Arbeitnehmer folgende Informationen enthalten:

• Identifikationsdaten des Arbeitgebers und Versicherten;
• Beschäftigungszeitraum, Arbeitszeit und Änderungen;
• Frühere Arbeitsunfähigkeitszeiten und ausgezahlte Leistungen;
• Entgeltbestandteile zur Berechnung der Bemessungsgrundlage;
• Urlaubszeiten und anspruchsrelevante Umstände;
• Angaben zu Auslandstätigkeiten oder Zeitarbeit.

Für bestimmte Versicherte, die keine Arbeitnehmer sind, gelten die Anforderungen aus Anlage 3.

Übernimmt die ZUS die Auszahlung nach vorherigen Zahlungen des Arbeitgebers, muss dieser gemäß § 6 eine Bescheinigung einschließlich der Kennung der zuvor verwendeten ärztlichen Bescheinigung übermitteln.

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Welche Nachweise sind für Mutterschaftsgeld erforderlich?

Die Verordnung umfasst Mutterschaftsurlaub, Elternurlaub, Vaterschaftsurlaub und ergänzenden Mutterschaftsurlaub.

Je nach Situation sind Geburtsnachweise, Erklärungen der Eltern, Arbeitgeberbescheinigungen und Angaben zum Leistungsbezug des anderen Elternteils erforderlich.

Zahlt die ZUS das Mutterschaftsgeld, muss grundsätzlich keine verkürzte Geburtsurkunde vorgelegt werden. Die ZUS beschafft diese aus dem Personenstandsregister.

Ist dies nicht möglich, erhält der Versicherte eine Aufforderung mit einer Frist von mindestens 14 Tagen. Bei Nichtvorlage wird die Einleitung des Verfahrens abgelehnt.

Bei einer Totgeburt ohne ausgestellte Geburtsurkunde kann eine Bescheinigung eines befugten Arztes oder einer Hebamme auf Grundlage medizinischer Unterlagen vorgelegt werden.

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Müssen ausländische Krankschreibungen übersetzt werden?

Ausländische ärztliche Bescheinigungen müssen Angaben zum Arzt oder zur Einrichtung, das Ausstellungsdatum, eine Unterschrift und den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit enthalten.

Keine polnische Übersetzung ist erforderlich bei Bescheinigungen aus EU-Staaten, entsprechenden EFTA-/EWR-Staaten, der Schweiz, Großbritannien und Staaten mit einschlägigen Sozialversicherungsabkommen, sofern sie in der jeweiligen Amtssprache ausgestellt wurden.

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Was ändert sich ab dem 10. Oktober 2027?

Ab diesem Datum ermöglicht § 39 die elektronische Ausstellung bestimmter ärztlicher Bescheinigungen über das kostenlose ZUS-System.

Die ZUS stellt diese Dokumente den Beitragszahlern spätestens am Tag nach ihrem Eingang über deren Online-Profile bereit.

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Was sollten Arbeitgeber jetzt überprüfen?

HR- und Lohnabrechnungsabteilungen sollten die Vollständigkeit der Bescheinigungen, die Dokumentation des Mutterschaftsgeldes sowie die Behandlung ausländischer Krankschreibungen kontrollieren.

Bei ausgelagerter Lohnabrechnung ist außerdem festzulegen, welche Daten der Arbeitgeber bereitstellt und welche der externe Dienstleister überprüft.

Rechtsgrundlage: Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik vom 27. September 2026, Dz.U. 2026, Pos. 1316.

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