Dokumentacja zasiłków chorobowych i macierzyńskich – obowiązki pracodawców

Od 24 października 2026 r. obowiązują nowe zasady dokumentowania zasiłków chorobowych i macierzyńskich. Pracodawcy muszą zweryfikować zakres danych przekazywanych do ZUS, w tym informacje o zatrudnieniu, wynagrodzeniu i niezdolności do pracy. Rozporządzenie reguluje również dokumentację świadczeń rodzicielskich, zagraniczne zwolnienia lekarskie oraz elektroniczne zaświadczenia, których nowe zasady zaczną obowiązywać 10 października 2027 r.

---

Jakie zmiany w dokumentacji zasiłkowej obowiązują od października 2026 r.?

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 27 września 2026 r. (Dz.U. poz. 1316) zastąpiło przepisy z 8 grudnia 2015 r.

Nowe wymagania dotyczą dokumentacji niezbędnej do przyznania i wypłaty:

• zasiłków chorobowych i macierzyńskich;
• świadczeń rehabilitacyjnych;
• zasiłków opiekuńczych i wyrównawczych;
• zasiłków w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Większość przepisów obowiązuje od 24 października 2026 r. Wyjątkiem jest § 39 dotyczący elektronicznych zaświadczeń lekarskich.

---

Jakie dokumenty pracodawca musi przekazać do ZUS?

Zgodnie z § 3 i załącznikiem nr 2 zaświadczenie płatnika składek dotyczące pracownika powinno zawierać:

• dane identyfikacyjne pracodawcy i ubezpieczonego;
• okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy i daty zmian;
• wcześniejsze okresy niezdolności do pracy i wypłacone świadczenia;
• składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku;
• informacje o urlopach oraz pracy za granicą lub zatrudnieniu tymczasowym.

Dla określonych ubezpieczonych niebędących pracownikami wymagania zawiera załącznik nr 3.

Jeśli wypłatę świadczenia przejmuje ZUS, pracodawca zgodnie z § 6 przekazuje zaświadczenie zawierające również identyfikator zwolnienia lekarskiego, na podstawie którego dokonano wcześniejszej wypłaty.

---

Jak dokumentować prawo do zasiłku macierzyńskiego?

Przepisy obejmują świadczenia za okres urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Wymagane mogą być oświadczenia rodziców, dokumenty potwierdzające urodzenie dziecka, zaświadczenia pracodawcy i informacje o świadczeniach pobieranych przez drugiego rodzica.

Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, co do zasady nie trzeba dostarczać odpisu skróconego aktu urodzenia. ZUS pozyskuje go z rejestru.

Jeśli nie jest to możliwe, ubezpieczony otrzymuje wezwanie z terminem co najmniej 14 dni. Niedostarczenie dokumentu skutkuje odmową wszczęcia postępowania.

W przypadku martwego urodzenia, gdy nie sporządzono aktu urodzenia, dopuszczalne jest zaświadczenie lekarza lub położnej wystawione na podstawie dokumentacji medycznej.

---

Czy zagraniczne zwolnienie lekarskie wymaga tłumaczenia?

Zaświadczenie zagraniczne musi wskazywać lekarza lub placówkę, datę wystawienia, podpis oraz okres niezdolności do pracy.

Tłumaczenie na język polski nie jest wymagane dla dokumentów z państw UE, odpowiednich państw EFTA/EOG, Szwajcarii, Wielkiej Brytanii i państw objętych właściwymi umowami o zabezpieczeniu społecznym, jeśli sporządzono je w języku urzędowym danego państwa.

---

Co zmieni się od 10 października 2027 r.?

Od tej daty § 39 umożliwi wystawianie określonych zaświadczeń lekarskich przez bezpłatny system teleinformatyczny ZUS.

Dokumenty będą udostępniane płatnikom na profilach informacyjnych najpóźniej następnego dnia po ich otrzymaniu przez ZUS.

---

Co powinni sprawdzić pracodawcy?

Działy kadrowo-płacowe powinny zweryfikować kompletność zaświadczeń, dokumentację urlopów rodzicielskich, obsługę zagranicznych zwolnień i przekazywanie danych do ZUS.

Przy outsourcingu płacowym należy również określić podział odpowiedzialności za przygotowanie i weryfikację informacji.

Podstawa prawna: Rozporządzenie MRPiPS z 27 września 2026 r., Dz.U. z 2026 r. poz. 1316.

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***