Odliczenie VAT od samochodu firmowego pod lupą fiskusa: kiedy kilometrówka przestaje chronić firmę?

Pełne odliczenie VAT od samochodu firmowego jest możliwe tylko wtedy, gdy auto służy wyłącznie działalności opodatkowanej, a firma potrafi to udowodnić. Terminowy VAT-26, rzetelna ewidencja przebiegu i realny zakaz użytku prywatnego muszą być spójne. Dane z systemów rozpoznawania tablic, w tym ANPRS, mogą ujawnić różnice między kilometrówką a rzeczywistymi trasami. Fiskus może wtedy ograniczyć odliczenie do 50%, naliczyć zaległość i odsetki, a w poważniejszych przypadkach analizować odpowiedzialność karną skarbową.

---

Kiedy firma może odliczyć 100% VAT od samochodu?

Zasadą jest 50% odliczenia VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym. Pełne odliczenie wymaga łącznego spełnienia warunków formalnych i faktycznych:

• zgłoszenia pojazdu na formularzu VAT-26,
• prowadzenia bieżącej ewidencji przebiegu z trasą, celem wyjazdu i stanem licznika,
• wdrożenia zasad użytkowania, które rzeczywiście wykluczają przejazdy prywatne.

Sam regulamin nie wystarczy, jeśli firma nie kontroluje dostępu do pojazdu, kluczyków, miejsca parkowania ani tras użytkowników.

---

Dlaczego kilometrówka może nie wystarczyć?

Administracja skarbowa może porównywać dokumentację firmy z danymi z systemów teleinformatycznych, w tym ANPRS, które identyfikują pojazdy na podstawie tablic rejestracyjnych. Rozbieżność lokalizacji lub czasu przejazdu może skutkować wezwaniem do wyjaśnień już podczas czynności sprawdzających.

Szczególne ryzyko powstaje, gdy:

• auto pojawia się w weekend w miejscowości turystycznej,
• kamera rejestruje inną trasę niż ewidencja,
• pojazd regularnie parkuje pod prywatnym adresem pracownika lub członka zarządu,
• dla przejazdu ujawnionego w danych zewnętrznych brakuje wpisu,
• polityka flotowa istnieje tylko na papierze.

Nawet pojedynczy przejazd prywatny może podważyć wyłącznie gospodarcze wykorzystanie auta. Zakres korekty zależy jednak od okresu, okoliczności i dostępnych dowodów.

---

Jakie są terminy VAT-26?

VAT-26 należy złożyć do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu poniesienia pierwszego wydatku, nie później niż w dniu przesłania ewidencji VAT. Zmianę sposobu wykorzystania pojazdu trzeba zgłosić najpóźniej do końca miesiąca, w którym nastąpiła.

Po spóźnieniu pełne odliczenie przysługuje dopiero od pierwszego dnia miesiąca złożenia informacji.

---

Kiedy bezpieczniejsze jest 50% odliczenia?

Model mieszany warto rozważyć, gdy samochód parkuje pod domem użytkownika, jest używany poza godzinami pracy, korzysta z niego kilka osób, firma nie kontroluje tras albo ewidencja jest uzupełniana z opóźnieniem. Mniejsza korzyść podatkowa może ograniczyć ryzyko dowodowe.

Zakwestionowanie 100% odliczenia oznacza zwykle dopłatę różnicy do poziomu 50%, odsetki oraz konieczność przedstawienia ewidencji, faktur, regulaminów i uzasadnienia konkretnych przejazdów.

Audyt VAT compliance powinien więc objąć terminowość VAT-26, spójność tras z kalendarzami i zleceniami, kontrolę dostępu do auta oraz podpisane zasady użytkowania.

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***