Kara umowna za opóźnienie może być kosztem podatkowym – korzystna zmiana interpretacji Szefa KAS

Kara umowna za opóźnienie może być kosztem podatkowym, jeśli jej rzeczywista podstawa nie mieści się w wyłączeniach z art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. 13 marca 2026 r. Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) zaakceptował zaliczenie do KUP 80 677,96 zł kary za opóźnienie w przeglądach gwarancyjnych, zapłaconych odsetek oraz 9 451 zł kosztów procesu wraz z odsetkami. Organ nie przedstawił jednak własnego uzasadnienia prawnego, więc rozstrzygnięcie nie tworzy ogólnej zasady dla wszystkich kar umownych.

---

Kiedy kara za opóźnienie może być kosztem podatkowym?

Sprawa dotyczyła spółki realizującej kontrakt na dostawę, montaż i uruchomienie systemu UPS. Główne świadczenie wykonano prawidłowo, a zamawiający odebrał prace i urządzenia bez zastrzeżeń.

Spór powstał w 60-miesięcznym okresie gwarancji. Spółka uważała, że okresowe przeglądy są odrębnymi, odpłatnymi usługami serwisowymi. Zamawiający twierdził, że mieszczą się w wynagrodzeniu ryczałtowym, a sąd podzielił jego stanowisko.

Umowa przewidywała 0,02% wartości brutto kontraktu za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. Łączna kara wyniosła 80 677,96 zł. Wyrokiem z 31 października 2024 r. zasądzono również odsetki ustawowe i 9 451 zł kosztów procesu wraz z odsetkami.

---

Dlaczego rozróżnienie między wadą a opóźnieniem jest kluczowe?

Spółka powołała się na art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. Ten drugi przepis wyłącza z kosztów m.in. kary i odszkodowania dotyczące wad towarów, robót i usług, zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad oraz zwłoki w usunięciu wad.

Tutaj kara nie wynikała z wad świadczenia głównego ani z opóźnienia w ich usuwaniu. Dotyczyła opóźnienia w wykonywaniu okresowych przeglądów gwarancyjnych, podczas gdy sam system został odebrany bez zastrzeżeń.

Szef KAS uznał stanowisko spółki za prawidłowe także w zakresie faktycznie zapłaconych odsetek i kosztów procesu z odsetkami, ale odstąpił od uzasadnienia prawnego swojej oceny.

---

Co powinny sprawdzić działy podatkowe i finansowe?

Kwalifikacja KUP lub NKUP nie powinna zależeć wyłącznie od nazwania wydatku karą umowną. Należy zweryfikować przede wszystkim:

• podstawę naliczenia kary i treść klauzuli umownej,
• charakter naruszonego obowiązku,
• czy świadczenie główne było wadliwe,
• związek wydatku z działalnością gospodarczą,
• faktyczną zapłatę odsetek,
• dokumentację kontraktu, odbioru i sporu.

Spółka początkowo ujęła karę jako NKUP, a odsetki i koszty procesu jako KUP. Zmiana interpretacji może być więc impulsem do ponownej analizy podobnych rozliczeń, ale nie uzasadnia automatycznego przekwalifikowania każdej kary.

Korzystny kierunek pojawił się także w interpretacjach z 30 lipca 2026 r. i 6 sierpnia 2026 r. dotyczących opóźnień niezwiązanych z wadliwością świadczenia. Każdy przypadek wymaga jednak odrębnej oceny. Interpretacja z 13 marca 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.599.2025.3.RK, dotyczy wyłącznie podatnika i stanu faktycznego opisanego we wniosku.

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***