Odpowiedzialność zarządu za księgowość a współpraca z biurem rachunkowym

Powierzenie księgowości zewnętrznemu biuru rachunkowemu nie zwalnia zarządu z odpowiedzialności za rachunkowość spółki. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości zarząd nadal odpowiada za nadzór, politykę rachunkowości i przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury. Roczne sprawozdanie finansowe należy sporządzić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, a dokumenty do KRS złożyć co do zasady w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia.

---

Czy outsourcing księgowości zwalnia zarząd z odpowiedzialności?

Nie. W spółce z o.o. i spółce akcyjnej funkcję kierownika jednostki pełni co do zasady zarząd. W przypadku organu wieloosobowego pojęcie to obejmuje jego członków, z wyłączeniem ustanowionych pełnomocników.

Art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości przewiduje odpowiedzialność kierownika jednostki za wykonywanie obowiązków rachunkowych, również po powierzeniu ich zewnętrznemu usługodawcy. Przyjęcie odpowiedzialności przez biuro rachunkowe powinno zostać potwierdzone na piśmie.

---

Jakie obowiązki można przekazać biuru rachunkowemu?

Zakres outsourcingu księgowości może obejmować:

• prowadzenie ksiąg i kwalifikowanie zdarzeń gospodarczych;
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
• sporządzanie sprawozdań finansowych;
• prowadzenie dokumentacji księgowej;
• przygotowywanie rozliczeń podatkowych i plików JPK, jeśli przewiduje to umowa.

Przedsiębiorca usługowo prowadzący księgi rachunkowe ma obowiązek posiadania ubezpieczenia OC. Nie zmienia to ustawowej odpowiedzialności zarządu.

---

Za co zarząd odpowiada po przekazaniu księgowości?

Polityka rachunkowości i inwentaryzacja

Zarząd odpowiada za pisemne ustalenie i aktualizowanie polityki rachunkowości. Biuro może przygotować jej projekt, ale ostateczne ustalenie zasad pozostaje zadaniem kierownika jednostki.

Odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury nie można przenieść na biuro rachunkowe. Zewnętrzny usługodawca może jednak uczestniczyć w czynnościach technicznych.

Sprawozdanie finansowe i podpisy

Roczne sprawozdanie finansowe należy sporządzić najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.

Zgodnie z art. 52 ustawy podpisują je osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, oraz kierownik jednostki. W zarządzie wieloosobowym możliwy jest podpis co najmniej jednego członka, przy złożeniu wymaganych oświadczeń lub uzasadnień odmowy przez pozostałych.

---

Kto odpowiada za złożenie sprawozdania do KRS?

Obowiązek złożenia wymaganych dokumentów do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) spoczywa na kierowniku jednostki.

Termin wynosi co do zasady 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Biuro rachunkowe może wspierać przygotowanie i techniczne złożenie dokumentów, jeśli przewiduje to umowa.

---

Jak ograniczyć ryzyko przy outsourcingu księgowości?

Zarząd powinien zapewnić:

• pisemny podział obowiązków między spółką a biurem;
• osoby odpowiedzialne za przekazywanie dokumentów;
• terminy obiegu informacji i dokumentacji;
• przekazywanie danych o umowach, inwestycjach, pożyczkach i reorganizacjach;
• informowanie zarządu o kwestiach wymagających decyzji;
• aktualizację polityki rachunkowości i planowanie sprawozdawczości.

Outsourcing księgowości nie zastępuje nadzoru zarządu. Brak prawidłowo prowadzonych ksiąg, niesporządzenie sprawozdania lub nierzetelne dane mogą skutkować sankcjami przewidzianymi w ustawie.

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***