E-fakturowanie B2B staje się obowiązkowe w Niemczech

E-fakturowanie, czyli wystawianie i przetwarzanie faktur w formie elektronicznej, stało się nieodłącznym elementem transakcji B2G (Business-to-Government) w Niemczech już od 2020 roku. To oznaczało, że przedsiębiorstwa musiały szybko dostosować się do nowych wymogów i standardów, eliminując tradycyjne, papierowe fakturowanie na rzecz cyfrowych rozwiązań. Teraz jednak nadszedł czas, aby również sektor B2B (Business-to-Business) przejął inicjatywę i przeszedł na cyfrowe metody fakturowania. W odpowiedzi na tę potrzebę, Rada Federalna Niemiec zatwierdziła projekt dwuetapowego wprowadzenia e-fakturowania B2B, który ma zacząć obowiązywać od stycznia 2025 roku. Co to oznacza dla przedsiębiorców i jakie są kluczowe daty do zapamiętania?

E-fakturowanie w Niemczech: Najważniejsze kwestie

Od momentu, gdy komisja mediacyjna niemieckiego parlamentu podjęła istotne kroki w celu wprowadzenia Ustawy o Szansach Rozwoju (Wachstumschancengesetz) dnia 21 lutego 2024 roku, kwestie związane z e-fakturowaniem w Niemczech znalazły się w centrum uwagi. Ten kluczowy akt prawny ma na celu zmianę obowiązujących regulacji i wprowadzenie nowych standardów w obszarze fakturowania elektronicznego.

Chociaż przepisy te są nadal poddawane przeglądowi, ich wpływ na niemieckie regulacje dotyczące podatku VAT oraz standardy e-fakturowania jest znaczący. Przedsiębiorcy muszą być świadomi, że wraz z wprowadzeniem nowych przepisów mogą pojawić się nowe obowiązki oraz zmienić się dotychczasowe praktyki związane z fakturowaniem. Konieczne będzie dostosowanie systemów i procedur do nowych wymogów prawnych, co może wiązać się z inwestycjami w odpowiednie oprogramowanie oraz szkoleniem personelu.

Ważne daty do zapamiętania

1 stycznia 2025:
To kluczowa data, która zobowiąże wszystkie firmy działające na terenie Niemiec do odbierania e-faktur. Bez względu na wielkość i dochód, każde przedsiębiorstwo będzie musiało być przygotowane na przyjęcie faktur w formie elektronicznej. Jednakże, istnieje pewne ograniczenie – jedynie formaty PDF oraz EDI, zgodne z normą EN, będą akceptowane, i to tylko za zgodą nabywcy.

1 stycznia 2027:
Kolejny etap wprowadzenia e-fakturowania obejmuje obowiązek wysyłania i odbierania faktur elektronicznych dla firm z rocznym obrotem przekraczającym 800 tysięcy EUR. Faktury papierowe oraz te w formacie PDF przestaną być akceptowane, co oznacza, że przedsiębiorstwa muszą całkowicie przejść na cyfrowe rozwiązania fakturowania.

1 stycznia 2028:
Ostatni etap wprowadzenia e-fakturowania przynosi pełne obowiązkowe fakturowanie elektroniczne dla wszystkich firm operujących na terenie Niemiec, bez względu na ich wielkość czy dochód. Ta data jest kamieniem milowym w cyfryzacji niemieckiego sektora biznesowego, wymagającym kompleksowego dostosowania się do nowych standardów fakturowania elektronicznego. Jednakże, jednocześnie otwiera to nowe możliwości efektywności i optymalizacji procesów, przynosząc korzyści zarówno dla przedsiębiorstw, jak i całego systemu handlowego.

Czym jest e-faktura?

E-faktura, czyli faktura elektroniczna, to nie tylko prosty plik PDF czy obrazek faktury wysłanej drogą elektroniczną. To kompleksowe rozwiązanie, które obejmuje cały proces wystawiania, przesyłania, odbierania, przetwarzania i przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej. Prawdziwe e-faktury są tworzone z wykorzystaniem specjalnych formatów danych, takich jak XML (Extensible Markup Language), które są zgodne z określonymi standardami, w tym normą EN 16931.

Czy faktury w formacie PDF wciąż obowiązują w Niemczech?

Od 1 stycznia 2027 roku w Niemczech faktury w formacie PDF, za zgodą kupującego, nie będą już akceptowane dla firm, których roczny dochód przekracza 800 tysięcy EUR. Natomiast dla pozostałych firm ta forma dokumentacji finansowej pozostanie legalna do 1 stycznia 2028 roku, po czym również dla nich faktury w formacie PDF staną się niedozwolone.

Czy nadal można korzystać z EDI?

Elektroniczna wymiana danych (EDI) odgrywa kluczową rolę w procesie przetwarzania faktur i innych dokumentów handlowych przez wiele lat. Jednakże, z wprowadzeniem nowych standardów e-fakturowania, pojawiają się pytania dotyczące przyszłości EDI jako narzędzia do wymiany danych handlowych.

Aktualnie, nadal można korzystać z EDI w Niemczech, ale jedynie za zgodą kupującego. Oznacza to, że jeśli obie strony umowy transakcyjnej (kupujący i sprzedający) wyrażają zgodę na korzystanie z EDI, mogą kontynuować wymianę dokumentów w ten sposób. Jednakże, istnieje ważna data do zapamiętania – 1 stycznia 2028 roku.

Po tej dacie, istniejące połączenia EDI w Niemczech nie będą już dozwolone, jeśli formaty wymienianych e-faktur nie będą zgodne z wymaganiami określonymi w nowych przepisach. Oznacza to, że firmy korzystające z EDI będą musiały upewnić się, że ich systemy są zgodne z nowymi standardami e-fakturowania, aby kontynuować wymianę danych bez przeszkód.

Co to oznacza dla Państwa firmy?

Dostosowanie się do tych zmian będzie kluczowym elementem zapewnienia płynności operacyjnej i konkurencyjności w dynamicznym środowisku biznesowym. Przejście na e-fakturowanie wymagać będzie strategicznego planowania oraz dostosowania obecnych procesów fakturowania do nowych wymagań i standardów.

Ten artykuł został przygotowany we współpracy z amavat®.

Firma amavat® jest częścią Grupy getsix®, oferującą kompleksowe usługi podatkowe w obszarze e-commerce i VAT Compliance. amavat® łączy księgowość z rozwiązaniami IT, ułatwiając integrację z największymi platformami sprzedażowymi i optymalizację procesów księgowych.

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***

Share to: