Jak wybrać biuro rachunkowe w Polsce? Kryteria wyboru firmy księgowej

Jak wybrać biuro rachunkowe w Polsce? Najpierw porównaj zakres odpowiedzialności, doświadczenie zespołu, termin zamknięcia miesiąca, raportowanie, zastępstwa, OC i bezpieczeństwo danych. Cena ma znaczenie dopiero wtedy, gdy oferty obejmują porównywalny zakres usług.

---

Jak wybrać biuro rachunkowe dopasowane do firmy?

Aby wiedzieć, jak wybrać biuro rachunkowe w Polsce, przed wysłaniem zapytania ofertowego określ, jakie procesy mają zostać zlecone na zewnątrz i jakich danych potrzebuje zarząd. Innego modelu wymaga mała spółka, a innego podmiot raportujący do zagranicznej centrali, rozliczający kilka walut i pracujący według grupowego harmonogramu zamknięcia.

W ofercie powinno być jasno wskazane, kto odpowiada m.in. za księgowania, uzgodnienia kont, rozrachunki, środki trwałe, płatności, sprawozdawczość i raporty zarządcze. Ogólne hasło „kompleksowa księgowość” nie wystarcza.

---

Co sprawdzić przed podpisaniem umowy?

Najważniejsze kryteria to:

• zespół – doświadczenie z firmami o podobnej skali i branży, osoba prowadząca, zastępstwo i ścieżka eskalacji;
• zamknięcie miesiąca – termin, zakres regularnych uzgodnień kont i moment przekazania raportów;
• raportowanie – możliwość raportów zarządczych, centrów kosztów i obsługi wymogów zagranicznej centrali;
• IT i dane – uprawnienia, kopie zapasowe, sposób wymiany danych, podwykonawcy i procedury po zakończeniu współpracy;
• umowa – zakres podstawowy, usługi dodatkowe, limity, wypowiedzenie oraz sposób przekazania dokumentacji i danych.

---

Jak zweryfikować wymogi formalne i odpowiedzialność?

Przedsiębiorca usługowo prowadzący księgi rachunkowe co do zasady musi posiadać ubezpieczenie OC. Minimalna suma gwarancyjna wynosi równowartość 10 000 euro na jedno zdarzenie. Przy większej skali działalności warto ocenić nie tylko ustawowe minimum, ale rzeczywistą sumę i zakres polisy.

Certyfikat księgowy Ministra Finansów nie jest dziś obowiązkowy – od 10 sierpnia 2014 r. nie można już ubiegać się o jego wydanie. Ważniejsze są aktualne kompetencje zespołu i sposób kontroli procesu.

Outsourcing nie przenosi też całej odpowiedzialności na biuro. Zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki nadal odpowiada za obowiązki rachunkowe i nadzór nad powierzonym procesem.

---

Jak ocenić KSeF, bezpieczeństwo i koszt obsługi?

W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) trzeba ustalić, kto pobiera i wystawia faktury, nadaje oraz odbiera uprawnienia i co dzieje się z dostępem po zakończeniu umowy. Przy przetwarzaniu danych osobowych relacja z biurem powinna uwzględniać wymagania art. 28 RODO.

Nie porównuj wyłącznie abonamentu. Całkowity koszt zależy m.in. od liczby transakcji, rozliczeń walutowych, raportowania, integracji systemów, wsparcia audytu i pracy własnego zespołu potrzebnej do koordynacji dostawcy.

Dobry dostawca powinien przejść cztery testy: zgodność, realizacja, kontrola i ciągłość. Dopiero wtedy warto porównywać cenę.

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***