Krajowy System e-Faktur – nowy projekt regulacji i etapy wdrożenia KSeF

Ministerstwo Finansów podjęło kroki w kierunku wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i opublikowało projekt nowelizacji, który uwzględnia liczne postulaty przedsiębiorców. Konsultacje społeczne i analizy techniczne wykazały potrzebę dalszego usprawnienia systemu, co doprowadziło do przesunięcia terminów oraz wprowadzenia licznych ułatwień. Nowe rozwiązania są dostosowane do różnych potrzeb, w tym m.in. sektora przedsiębiorstw, Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST), a także mikroprzedsiębiorców.

Kluczowe terminy i etapy wdrożenia obowiązkowego KSeF

Według nowego projektu wdrożenie KSeF będzie przebiegać etapami, co pozwoli przedsiębiorcom na stopniowe dostosowanie się do nowych przepisów. Terminy obowiązkowego korzystania z KSeF przedstawiają się następująco:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w systemie KSeF dla firm, których roczna sprzedaż (łącznie z VAT) w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł.
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców, w tym mniejszych firm.

Ułatwienia dla przedsiębiorców – odpowiedzi na zgłaszane postulaty

Projekt nowelizacji uwzględnia szereg rozwiązań, które mają na celu ułatwić wdrożenie i użytkowanie KSeF. Wśród kluczowych propozycji znalazły się:

1. Opcjonalne e-faktury dla konsumentów – Umożliwienie firmom wystawiania e-faktur na rzecz konsumentów będzie dobrowolne.
2. Faktury z załącznikami – Przedsiębiorcy ze wszystkich branż będą mogli przesyłać do KSeF faktury wraz z załącznikami, co wcześniej było ograniczone.
3. Odroczenia niektórych wymagań do 31 lipca 2026 r. – Przepisy przewidują dodatkowe pół roku na wdrożenie takich wymagań, jak podawanie numeru KSeF ID w płatnościach oraz wydłużenie możliwości wystawiania faktur na kasach rejestrujących.
4. Tryb offline do końca 2026 r. – Firmy, które napotkają trudności w wystawianiu faktur w systemie, będą mogły korzystać z trybu „offline”, co oznacza ustrukturyzowane faktury poza KSeF.
5. Okres przejściowy dla mikroprzedsiębiorców – Od kwietnia do końca września 2026 r. mikroprzedsiębiorcy cyfrowo wykluczeni będą zwolnieni z obowiązku wystawiania e-faktur na niskie kwoty (do 450 zł za fakturę i do 10 tys. zł miesięcznie łącznej wartości sprzedaży).
6. Doregulowanie statusu nabywcy – Przedsiębiorcy będą mogli samoidentyfikować się za pomocą numeru NIP, co uprości procesy ewidencyjne.
7. Obowiązek podawania numeru NIP jednostki podlegającej JST – Na fakturach będzie wymagane wskazanie numeru NIP jednostki podległej JST, co zwiększy transparentność transakcji.

Uproszczona struktura logiczna e-faktur i nowa rola „pracownika”

Projekt nowelizacji uwzględnia również zmiany w strukturze logicznej e-faktur. Ministerstwo przedstawiło nową strukturę FA(3) i FA_RR(1), które uwzględniają m.in. zasady wskazywania terminu płatności oraz konieczność oznaczenia JST, aby zapewnić dostęp do faktur dla jednostek samorządowych. Nowa rola „pracownik” pozwoli firmom bardziej elastycznie zarządzać procesem e-fakturowania. Dostosowanie struktur logicznych zostało opracowane we współpracy z przedsiębiorcami i przedstawicielami branży księgowej, a pełne wdrożenie nowych rozwiązań strukturalnych nastąpi przed wejściem obowiązkowego KSeF.

Konsultacje z przedsiębiorcami

Ministerstwo Finansów przeprowadziło szerokie konsultacje społeczne, w których wzięło udział blisko 10 tys. przedstawicieli przedsiębiorstw. Proces konsultacji uwzględniał różne perspektywy, a zgłoszone postulaty wpłynęły na kształt finalnego projektu. Uwagi do projektu można składać jeszcze do 19 listopada 2024 r. (dla rozwiązań prawnych) i do 22 listopada 2024 r. (dla rozwiązań biznesowych).

Podsumowanie

Nowelizacja przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur to istotny krok w kierunku modernizacji i cyfryzacji obrotu gospodarczego. Przesunięcie terminów oraz wprowadzenie licznych ułatwień mają na celu wspieranie przedsiębiorców i umożliwienie płynnego przejścia na e-fakturowanie. Wprowadzenie nowego trybu offline, elastyczność dla mikroprzedsiębiorców oraz uproszczone struktury logiczne sprawiają, że KSeF będzie bardziej dostępny i przyjazny dla użytkowników. W wyniku konsultacji społecznych system KSeF stanie się narzędziem bardziej dopasowanym do realiów rynkowych, co powinno przyczynić się do efektywnego wdrożenia nowego standardu w polskiej gospodarce.

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***

Share to: