KSeF obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. – Prezydent podpisał ustawę
5 września 2025
5 września 2025
27 sierpnia 2025 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT oraz ustawy KSeF. Tym samym zakończony został proces legislacyjny i przesądzone zostało, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r.
Nowe przepisy zmieniają zarówno ustawę o VAT z 2004 r., jak i ustawę KSeF z 2023 r. Celem ustawodawcy – jak wskazano w uzasadnieniu – jest zapewnienie podatnikom odpowiedniego czasu na dostosowanie systemów księgowych oraz uniknięcie zbędnych kosztów i zakłóceń w działalności gospodarczej.
Ustawa nie zmienia głównego terminu wejścia w życie KSeF, który został określony na 1 lutego 2026 r. Przewiduje się stopniowe wprowadzanie obowiązku e-fakturowania w trzech etapach:
Tak zaplanowany kalendarz ma złagodzić skutki reformy i rozłożyć obowiązki w czasie. W praktyce oznacza to jednak, że już na początku 2026 r. duże firmy będą musiały być gotowe na pełne przejście na system e-Faktur.
Jak wskazano w uzasadnieniu, rozwiązania mają ułatwić podatnikom przygotowanie do obowiązkowego e-fakturowania, tak aby implementacja systemu do firmowych rozwiązań księgowych odbywała się bez nadmiernych kosztów i ryzyka zakłóceń w działalności gospodarczej.
Ustawa przesądza, że e-fakturowanie w KSeF obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Jednocześnie przewidziano przepisy przejściowe, które pozwalają w określonych sytuacjach korzystać jeszcze z faktur papierowych lub elektronicznych:
Nowelizacja doprecyzowuje zasady korzystania z trybu offline, czyli wystawiania faktur poza KSeF w sytuacjach awaryjnych. Wprowadzono jasne reguły, które określają:
Dotychczas KSeF nie przewidywał możliwości przesyłania załączników do faktur. Nowe przepisy dopuszczają dołączanie załączników, pod warunkiem wcześniejszego zgłoszenia zamiaru ich stosowania. Załącznik będzie traktowany jako integralna część e-faktury, co zwiększy użyteczność systemu, zwłaszcza w transakcjach wymagających dodatkowej dokumentacji.
Podatnicy zyskają możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu dostępowego do KSeF – już od 1 listopada 2025 r. Dzięki temu możliwe będzie przeprowadzenie testów technicznych i przygotowanie systemów księgowych z wyprzedzeniem, jeszcze przed wejściem w życie obowiązku od 1 lutego 2026 r.
Ustawa wprowadza także przepisy epizodyczne (art. 145ka ustawy o VAT), które dostosowują regulacje dotyczące systemu kaucyjnego do nowej rzeczywistości prawnej.
Podpisanie ustawy przez Prezydenta to potwierdzenie, że KSeF staje się faktem. Firmy powinny rozpocząć przygotowania w trzech kluczowych obszarach:
To nie tylko zmiana techniczna, ale także reorganizacja wielu procesów biznesowych – od księgowości, przez dział sprzedaży, po administrację i kontroling.
Choć ustawa zamyka etap legislacyjny, w praktyce pozostaje wiele wątpliwości:
Kwestie te mogłyby zostać rozstrzygnięte w drodze objaśnień podatkowych lub interpretacji ogólnej, które zapewniłyby podatnikom większą pewność co do stosowania nowych przepisów. Na obecnym etapie Ministerstwo Finansów sygnalizuje jednak, że nie planuje wydania takich dokumentów, koncentrując się na działaniach informacyjnych i szkoleniowych.
Praktyka pokazuje, że wdrożenie KSeF nie może ograniczać się do instalacji modułu w programie księgowym. Firmy powinny podjąć kompleksowe działania:
Rozpoczęcie tych działań w 2025 r. jest kluczowe, aby uniknąć ryzyka operacyjnych zakłóceń w 2026 r.
Podpisanie ustawy przez Prezydenta to punkt zwrotny – od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy i obejmie wszystkich podatników VAT. To oznacza, że firmy muszą nie tylko dostosować swoje systemy księgowe, lecz także przygotować się organizacyjnie i proceduralnie. Czasu jest coraz mniej – proces wdrożenia powinien rozpocząć się już teraz.
Obowiązkowe e-fakturowanie jest dla przedsiębiorców znaczącym wyzwaniem: wymaga aktualizacji oprogramowania, przeszkolenia pracowników, a także przebudowania niektórych procesów biznesowych. Jednocześnie reforma daje szansę na:
Dobrze zaplanowane wdrożenie pozwoli uniknąć problemów w pierwszych miesiącach działania systemu – takich jak opóźnienia w księgowaniu, utrata płynności czy spory z kontrahentami.
Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.
***
Pobierz broszury zawierające ogólne informacje i przedstawiające usługi oferowane przez firmy członkowskie HLB Poland.
Dowiedz się wiecejKliknij poniżej, aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje dotyczące ludności, głównych miast, języka, religii i świąt w Polsce.
Dowiedz się wiecej