Ustawa o warunkach powierzania pracy cudzoziemcom – pytania i odpowiedzi

I. Dokumentacja

Ustawa przewiduje pełną elektronizację procedury wydawania zezwoleń na pracę cudzoziemcom za pomocą systemu praca.gov.pl. Oznacza to, że wszystkie wnioski, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia, dokumenty i pisma oraz cyfrowe odwzorowania dokumentów powinny być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym – tak wynika z art. 44 ust. 3 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia.

Pracodawca jest obowiązany przechowywać kopie dokumentów uprawniających do pobytu na terytorium Polski przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca. Ustawa jednak nie określa czy kopie powinny być przechowywane w formie pisemnej, czy elektronicznej. Pracodawca może więc wybrać taką formę, jaka będzie dla niego dogodna. Jednak ze względu na to, że komunikacja z urzędem odbywać się będzie wyłącznie elektronicznie, najlepiej przechowywać kopie również w tej formie.

---

II. Cudzoziemiec jako student i absolwent

Wejście w życie nowej ustawy o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom nie zmieniło sytuacji pracujących studentów cudzoziemców. Nadal mogą wykonywać swoją pracę legalnie bez potrzeby uzyskania zezwolenia na pracę. Dotyczy to tylko studentów studiów stacjonarnych oraz doktoranckich na polskich uczelniach publicznych i prywatnych. Obowiązuje nadal Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 kwietnia 2015 r., które nowa ustawa utrzymuje w mocy. Jednak na podstawie art. 3 ust. 7 nowej ustawy ma zostać wydane nowe rozporządzenie, które będzie określać przypadki, gdy zezwolenie na pracę nie będzie potrzebne, w związku z tym, sytuacja ta może się ulec zmianie. Stare rozporządzenie z 2015 r. będzie obowiązywać jeszcze 6 miesięcy, tj. do 30.11.2025 r.

Pracę bez zezwolenia na pracę ani składania oświadczenia o powierzeniu pracy mogą wykonywać absolwenci szkół ponadgimnazjalnych: liceów, techników, szkół branżowych, szkół specjalnych przyspasabiających do pracy oraz szkół policealnych dla osób posiadających wykształcenie średnie lub wykształcenie średnie branżowe, o okresie nauczania nie dłuższym niż 2,5 roku. To samo tyczy się absolwentów stacjonarnych studiów wyższych lub stacjonarnych studiów doktoranckich na polskich uczelniach. Wynika to z § 1 pkt 15 starego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 kwietnia 2015 r., które nowa ustawa podtrzymała w mocy, ale wyłącznie do 30.11.2025 r.

W nowej ustawie znajduje się art. 3 ust. 5 pkt 2, który stanowi, że absolwent szkoły ponadpodstawowej może wykonywać pracę bez zezwolenia lub oświadczenia o powierzeniu pracy, jeżeli posiada uzyskane w Rzeczypospolitej Polskiej dokumenty potwierdzające posiadanie kwalifikacji zawodowych. To znaczy, że np. dla absolwenta liceum, który nie zdobył żadnych kwalifikacji zawodowych, będzie potrzebne uzyskanie zezwolenia na pracę lub wpis oświadczenia o powierzeniu pracy. Warto mieć na uwadze tę regulację, gdy przepisy starego rozporządzenia przestaną obowiązywać i absolwenci bez kwalifikacji zawodowych utracą swobodny dostęp do rynku pracy.

Nowa ustawa nie wymaga już, aby absolwenci ukończyli studia wyższe w trybie stacjonarnym.

---

III. Informacje i tłumaczenie

Nowa ustawa w art. 5 nakłada na pracodawcę obowiązek przedstawienia cudzoziemcowi umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej. Oznacza to, że język umowy musi być jednym z tych języków, które cudzoziemiec potrafi zrozumieć w stopniu dostatecznym. Nie jest możliwe przedstawienie umowy np. w j. angielskim, jeżeli cudzoziemiec posługuje się wyłącznie j. hiszpańskim.

Umowa na język obcy nie musi być tłumaczona przysięgle. Jednak jej tłumaczenie z j. obcego na j. polski musi być dokonane przez tłumacza przysięgłego. Dotyczy to umowy już podpisanej w języku obcym. Pracodawca następnie jest obowiązany do jej przechowywania. Umowy nadal mogą być sporządzane w wersjach dwujęzycznych jako jeden dokument.

Szkolenie z BHP również powinny być przekazane w języku dla cudzoziemca zrozumiałym. Nie wynika to wprost z przepisów nowej ustawy, lecz z Kodeksu pracy. Nie można stwierdzić, że pracodawca dopełnił swoich obowiązków w zakresie bhp, jeżeli treść przekazanych informacji nie jest dla pracownika zrozumiała ze względu na barierę językową. W tym przypadku jednak nie zachodzi konieczność tłumaczenia przysięgłego, pracodawca ma swobodę w doborze sposobu tłumaczenia. Musi jednak odnieść skutek w postaci zrozumienia przez cudzoziemca przekazywanych treści.

Szczególnym obowiązkiem informacyjnym, wypływającym z art. 5 nowej ustawy jest poinformowanie cudzoziemca w formie pisemnej, w języku dla niego zrozumiałym, o prawie wstępowania do związków zawodowych. Nie ma przy tym znaczenia, czy u pracodawcy związki zawodowe istnieją lub nie. W tym przypadku również nie ma konieczności tłumaczenia przysięgłego. Tłumaczenie przysięgłe jest obowiązkowe tylko w przypadku tłumaczenia umowy z j. obcego na j. polski.

Zgodnie z definicją w art. 2 pkt 1 nowej ustawy cudzoziemcem jest każdy, kto nie posiada obywatelstwa polskiego. Jednak przepisów nowej ustawy nie stosuje się do obywateli państw członkowskich UE, EFTA oraz EOG. Wyłączenie wynika z art. 1 ust. 4 pkt 6 lit. a nowej ustawy.

---

IV. Outsourcing pracowniczy

Nowa ustawa uniemożliwia tzw. outsourcing pracowniczy. Zgodnie z art. 84 ust. 12 nowej ustawy, kto powierzając pracę cudzoziemcowi, kieruje go do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej, podlega karze grzywny nie niższej niż 3000 zł. Jednak praca cudzoziemców jako pracowników tymczasowych na podstawie umowy z agencją pracy tymczasowej nadaj pozostaje legalna.

W związku z tym, od 1 czerwca dalsze powierzanie pracy pracownikom cudzoziemcom w formie outsourcingu staje się nielegalne i może wiązać się z karą grzywny. Organy przy wydawaniu zezwoleń na pracę oraz oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi będą weryfikować, czy nie ma w danej sprawie do czynienia z outsourcingiem i ewentualnie odmówią wydania tych dokumentów.

---

V. Kontakt z urzędami

Podmiot powierzający pracę obowiązany jest przekazać organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu praca.gov.pl przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi. Celem tej regulacji jest poinformowanie organu o istnieniu danego stosunku pomiędzy pracodawcą a cudzoziemcem, a także o jego szczegółach.

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 2025 r., przekazywanie organowi kopii umowy z cudzoziemcem w języku polskim za pośrednictwem systemu praca.gov.pl będzie możliwe od:

• 1 lipca 2025 roku – w przypadku oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i zezwolenia na pracę sezonową, wydanych przez starostę;
• 1 sierpnia 2025 roku – w przypadku zezwolenia na pracę wydanego przez wojewodę.

Do tego czasu pracodawcy nie muszą przekazywać organowi kopii umów. Nieprzekazanie dokumentów w tych terminach nie będzie karane. Obecnie można jednak przekazywać dokumenty za pośrednictwem platformy ePUAP.

Kopię umowy należy przekazać przed powierzeniem pracy – to znaczy, że jeżeli umowa została zawarta np. 1 lipca, a cudzoziemiec ma zacząć pracę dopiero od 15 lipca o godzinie 8:00, to do tej godziny 15 lipca należy przekazać organowi kopię tej umowy.

Te same zasady dotyczą przekazywania kopii umowy do starosty, który dokonał wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Dodatkowo starostę informuje się o podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni albo o niepodjęciu pracy w terminie 14 dni od dnia, w którym miał rozpocząć pracę. Pracodawcy muszą również informować o zakończeniu pracy na podstawie oświadczenia. Dłuższy termin obowiązuje w przypadku zezwoleń na pracę. Wojewodę informuje się, jeżeli cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia, przerwał pracę na okres przekraczający 2 miesiące lub zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia.

Konieczność poinformowania starosty o zakończeniu pracy na podstawie oświadczenia zachodzi także, gdy cudzoziemiec zaczyna pracować na podstawie nowego tytułu prawnego, takiego jak zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Obowiązek ten wynika z faktu, że oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy jest odrębnym tytułem prawnym do zatrudnienia.

Ustawa nie stanowi, o jakich zmianach w umowie należy informować organ. Jednak zgodnie z art. 69 nowej ustawy, wpis nowego oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji nie jest wymagany, jeżeli:

• nastąpiła zmiana siedziby, miejsca stałego pobytu, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, nazwy lub formy prawnej polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi lub pracodawcy użytkownika;
• nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
• zwiększono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie więcej niż do pełnego wymiaru czasu pracy;
• nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.

Jest to katalog zamknięty zmian, które nie wymagają nowego oświadczenia o powierzeniu pracy. Należy więc przyjąć, że w pozostałych przypadkach, jak np. zmiana zakresu obowiązków lub wynagrodzenia konieczne jest dokonanie wpisu nowego oświadczenia przez starostę.

Podobna zasada obowiązuje przy zmianach dotyczących zezwolenia na pracę. Zgodnie z art. 18 ust. 1 nowej ustawy, zmiana lub wydanie nowego zezwolenia na pracę nie są wymagane, jeżeli:

• nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca pobytu stałego, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi, podmiotu, do którego pracownik jest delegowany przez podmiot zagraniczny, lub pracodawcy użytkownika;
• nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;
• nastąpiła zmiana nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca.

Również jest to katalog zamknięty, co oznacza, że w pozostałych przypadkach koniecznie będzie uzyskanie nowego zezwolenia na pracę lub zmiana obecnego. Dodatkowo na podstawie art. 18 ust. 2 nowej ustawy pracodawca jest obowiązany poinformować organ, który wydał zezwolenie o okolicznościach wymienionych w tym katalogu.

Nowa ustawa w dalszym ciągu zezwala na powierzenie cudzoziemcowi pracy o innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę na okresy łącznie nieprzekraczające 30 dni w roku kalendarzowym, jeżeli są spełnione pozostałe warunki określone w zezwoleniu na pracę i jeżeli uprzednio powiadomi wojewodę, który wydał zezwolenie na pracę, za pomocą systemu praca.gov.pl. Stanowi o tym art. 33 ustawy.

Jeżeli pracodawca złożył przed dniem zakończenia pracy określonym w oświadczeniu wniosek o wydanie zezwolenia na pracę dla tego cudzoziemca lub zezwolenia jednolitego, to zgodnie z art. 71 nowej ustawy o powierzaniu pracy pracę cudzoziemca uważa się za legalną od dnia zakończenia pracy określonego w oświadczeniu do dnia wydania zezwolenia lub doręczenia decyzji odmownej w tej sprawie.

---

Źródło: Artykuł przygotowany przez naszego partnera kooperacyjnego – kancelarię prawną sdzlegal Schindhelm

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***