KSeF – podsumowanie prac i pełen harmonogram zmian. Co już się wydarzyło i co jeszcze czeka przedsiębiorców?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to jeden z najbardziej złożonych projektów cyfryzacji, jakie wdrożono w polskiej administracji w ostatnich latach. Jego celem jest ujednolicenie obiegu faktur, zwiększenie bezpieczeństwa danych, przyspieszenie procesów księgowych oraz automatyzacja rozliczeń. Pod koniec listopada 2025 roku prace nad systemem wchodzą w decydującą fazę — z jednej strony większość kluczowych komponentów została już udostępniona użytkownikom, z drugiej zaczyna się okres intensywnych przygotowań do obowiązkowego KSeF 2.0 w 2026 roku.

Poniżej przedstawiamy bardziej rozbudowane i uporządkowane podsumowanie całego harmonogramu KSeF: zarówno tego, co zdążyło się już wydarzyć, jak i tego, co przed nami.

Co już się wydarzyło w KSeF – pełny przegląd

Zamknięcie etapu KSeF 1.0 – wrzesień 2025

1 września 2025 r. Ministerstwo Finansów wyłączyło testowe środowisko KSeF 1.0. Tym samym zakończono etap opartej na pierwszej wersji systemu infrastruktury testowej, która przez poprzednie lata służyła przedsiębiorcom i dostawcom oprogramowania do przygotowań oraz weryfikacji integracji z systemem.

Wyłączenie środowiska testowego oznacza, że od tego momentu wszystkie nowe prace rozwojowe i testowe mogą być prowadzone wyłącznie w ramach KSeF 2.0. Wersja produkcyjna KSeF 1.0 pozostaje dostępna tylko do zaplanowanej przerwy technicznej, która odbędzie się na przełomie stycznia i lutego 2026 r. Jest to element przejścia na docelową wersję systemu, jaką będzie KSeF 2.0.

Start otwartych testów API KSeF 2.0 – koniec września 2025

30 września 2025 r. Ministerstwo Finansów uruchomiło otwarte testy API KSeF 2.0. Od tego momentu dostawcy systemów finansowo-księgowych oraz ERP mogą sprawdzać działanie nowej wersji interfejsu komunikacyjnego, w tym sposób wymiany danych, schematy walidacji i obsługę komunikatów zwrotnych.

Udostępnienie API w trybie otwartych testów pozwoliło rozpocząć przygotowania techniczne do integracji z KSeF 2.0 po stronie producentów oprogramowania. Dzięki temu firmy korzystające z komercyjnych systemów księgowych mogą stopniowo uzyskiwać informacje o dostępności i zgodności swoich narzędzi z nową wersją systemu.

Udostępnienie środowiska przedprodukcyjnego API – październik 2025

15 października 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko przedprodukcyjne (Demo) API KSeF 2.0. Jest to etap umożliwiający prowadzenie testów w warunkach zbliżonych do produkcyjnych — pod względem dostępności funkcji, sposobu komunikacji oraz logiki działania systemu.

Dostawcy oprogramowania mogą dzięki temu weryfikować integrację swoich systemów z KSeF 2.0 w bardziej zaawansowany sposób, przygotowywać finalne rozwiązania wdrożeniowe, aktualizować dokumentację techniczną oraz przeprowadzać testy procesów biznesowych. Udostępnienie środowiska przedprodukcyjnego potwierdziło zgodność prac z harmonogramem zapowiedzianym przez Ministerstwo Finansów.

Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) – listopad 2025

1 listopada 2025 r. Ministerstwo Finansów uruchomiło Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU). Jest to element odpowiedzialny za zarządzanie dostępem do KSeF, w tym nadawanie, odbieranie oraz weryfikowanie uprawnień użytkowników.

Moduł umożliwia firmom budowanie struktury ról oraz definiowanie zakresów dostępu w systemie KSeF — od użytkowników wystawiających faktury, po administratorów odpowiedzialnych za autoryzację i konfigurację. MCU stanowi kluczowy komponent zapewniający bezpieczeństwo, kontrolę oraz właściwe funkcjonowanie KSeF 2.0 w modelu obowiązkowym.

Nowa Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 – testy i wersja przedprodukcyjna

3 listopada 2025 r. udostępniono Aplikację Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym, natomiast 15 listopada 2025 r. aplikacja została uruchomiona w środowisku przedprodukcyjnym (Demo).

Wersja testowa umożliwia poznanie funkcjonalności systemu w ogólnym zakresie, natomiast środowisko przedprodukcyjne pozwala na logowanie z wykorzystaniem rzeczywistych danych właścicielskich i sprawdzenie obsługi procesów w konfiguracji odzwierciedlającej praktyczne użytkowanie. Firmy mogą dzięki temu przetestować sposób wystawiania faktur, obsługę załączników, zarządzanie uprawnieniami oraz pracę w nowym interfejsie.

Udostępnienie aplikacji w obu środowiskach umożliwia przedsiębiorstwom oraz biurom rachunkowym przygotowanie procedur wewnętrznych i przeprowadzenie szkoleń użytkowników przed wejściem systemu w tryb obowiązkowy.

getsix® wspiera firmy w procesie dostosowania do KSeF. Jako partner Microsoft wdrażamy system Microsoft Dynamics 365 Business Central, w pełni zintegrowany z KSeF i usprawniający procesy finansowo-księgowe. Oferujemy również Customer Invoice and Workflow Portal wraz z aplikacją mobilną – nowoczesne narzędzie do obiegu, zatwierdzania i weryfikacji faktur. Zachęcamy do kontaktu z zespołem getsix®, aby dobrać optymalne rozwiązanie dla swojej firmy i przygotować ją do nadchodzących zmian.

Co nadchodzi – pełny harmonogram zmian w 2026 roku

1 stycznia 2026 r. – nowy moduł zgłoszeń i załączników w e-US

Od pierwszego dnia 2026 r. w e-Urzędzie Skarbowym zostanie udostępniony moduł zgłoszeń dotyczących faktur z możliwością dodawania załączników. Funkcja ta będzie dostępna dla podatników, którzy wcześniej zgłoszą zamiar korzystania z faktur z załącznikami. Załączniki przesyłane tą drogą będą traktowane jako część dokumentacji związanej z fakturą i zostaną powiązane z jej numerem w systemie KSeF.

Choć załącznik stanie się elementem powiązanym z fakturą, jego zakres będzie ograniczony — nie wszystkie rodzaje dokumentów będą mogły być dołączane poprzez ten mechanizm. Mimo tych ograniczeń rozwiązanie znacząco usprawni obieg informacji, zredukuje konieczność prowadzenia korespondencji poza systemem i ułatwi kompletowanie dokumentacji księgowej.

26–31 stycznia 2026 r. – przerwa techniczna

To moment o ogromnym znaczeniu technicznym. W tym okresie KSeF 1.0 zostanie oficjalnie wygaszony, a jego obsługę zastąpi docelowa infrastruktura KSeF 2.0. System będzie niedostępny, co oznacza konieczność wdrożenia procedur awaryjnych w firmach. Przedsiębiorcy muszą wcześniej określić, jak będą wystawiać dokumenty podczas niedostępności systemu i jak szybko uzupełnią je po przywróceniu pełnej funkcjonalności. To również ostatni moment na finalne testy dostawców oprogramowania i domknięcie integracji.

1 lutego 2026 r. – uruchomienie docelowej wersji KSeF 2.0

1 lutego 2026 r. resort finansów uruchomi docelową wersję KSeF 2.0. Będzie to moment przełączenia całego systemu na nową architekturę, a dla dużych przedsiębiorców start faktycznego funkcjonowania w nowym modelu fakturowania.

1 lutego 2026 r. – zmiana struktury logicznej faktury na FA(3)

Od 1 lutego 2026 r., wraz z uruchomieniem docelowej wersji KSeF 2.0, zacznie obowiązywać nowa struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej oznaczona symbolem FA(3). Zastąpi ona dotychczasową strukturę FA(2). Wersja FA(3) została rozszerzona o dodatkowe pola, m.in. szerszy zakres danych identyfikacyjnych, możliwość przekazywania informacji o załącznikach oraz nowe elementy związane z procesami obsługi dokumentów.

1 kwietnia 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla większości podatników VAT

1 kwietnia 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla większości podatników VAT. Od tego dnia wszystkie faktury sprzedaży i zakupu będą musiały być wystawiane oraz odbierane wyłącznie za pośrednictwem systemu KSeF 2.0. Termin ten obejmuje przedsiębiorców, którzy nie zostali objęci wcześniejszym obowiązkiem od 1 lutego 2026 r., i oznacza pełne przejście na jednolity, elektroniczny model fakturowania.

1 stycznia 2027 r. – obowiązkowy KSeF 2.0 dla wcześniej zwolnionych najmniejszych przedsiębiorców

Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek korzystania z KSeF 2.0 obejmie również najmniejszych przedsiębiorców, którzy zostali czasowo zwolnieni z obowiązku ze względu na niską skalę działalności — czyli osiągających sprzedaż nieprzekraczającą 10 tys. zł miesięcznie. Termin ten został określony jako dodatkowy etap wdrożenia, mający na celu umożliwienie mikrofirmom spokojnego dostosowania swoich procesów i oprogramowania do pracy w systemie e-Faktur.

getsix® oferuje kompleksowe rozwiązania z zakresu e-faktur, dostosowane do wielkości firmy i specyfiki branży. Pomagamy przygotować organizację do pracy w KSeF 2.0 w sposób uporządkowany i bez przestojów operacyjnych – zapraszamy do kontaktu, aby poznać szczegóły.

Pod koniec listopada 2025 r. widać wyraźnie, że projekt KSeF przeszedł z etapu planowania do etapu finalnego przygotowania rynku. Udostępniono wszystkie kluczowe moduły, środowiska i narzędzia — zarówno dla integratorów, jak i przedsiębiorców. Nadchodzące miesiące będą więc okresem intensywnych wdrożeń, testów i szkoleń.

Przedsiębiorcy powinni potraktować te zmiany jako realną transformację sposobu pracy, a nie kolejny obowiązek. Dzięki wcześniejszemu przygotowaniu można uniknąć chaosu w kluczowych momentach — przede wszystkim na przełomie stycznia i lutego oraz w okresie wprowadzania obowiązkowej pracy w KSeF 2.0.

Zachęcamy również do zapoznania się z praktycznym poradnikiem dla przedsiębiorców, który pomaga krok po kroku zaplanować wdrożenie KSeF i uniknąć błędów: Jak sprawnie przygotować się do KSeF? Kompleksowy przewodnik dla przedsiębiorców.

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***

Share to: