Numer KSeF w przelewie od 2027 r. – nowe obowiązki dla firm
2026-09-21
Bądź na bieżąco
Dodaj nas jako preferowane źródło w Google
Od 1 stycznia 2027 r. numer Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) lub zbiorczy identyfikator KSeF będzie obowiązkowy przy określonych płatnościach za faktury objęte KSeF. W podstawowym przypadku obowiązek obejmie płatności pomiędzy czynnymi podatnikami VAT wykonywane instrumentem pozwalającym podać tytuł transferu. Firmy powinny przygotować cały proces – od odbioru faktury po bank.
W tym artykule znajdziesz:
Kiedy numer KSeF w przelewie stanie się obowiązkowy?
Nowe zasady będą stosowane do płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. obowiązek wynikający z art. 108g ustawy o VAT pozostaje odroczony.
Przy płatności za jedną fakturę należy podać jej numer KSeF. Jeżeli jeden przelew obejmuje kilka faktur, wymagany będzie zbiorczy identyfikator KSeF.
Kogo obejmie obowiązek?
W podstawowym przypadku numer KSeF w przelewie będzie wymagany, gdy:
- płatnik jest czynnym podatnikiem VAT,
- odbiorca jest czynnym podatnikiem VAT,
- płatność dotyczy faktury objętej art. 108g,
- wykorzystywany instrument umożliwia wpisanie tytułu transferu.
Status odbiorcy należy ustalać na dzień płatności na podstawie wykazu podatników VAT. Obowiązek może również dotyczyć podatnika innego niż nabywca, jeżeli płaci on fakturę wystawioną na rzecz nabywcy.
Nie każda płatność powiązana z fakturą ustrukturyzowaną automatycznie podlega jednak tym zasadom. Znaczenie mają także charakter prawny transferu, status stron i sposób płatności.
Jak działa numer KSeF przy płatnościach zbiorczych i MPP?
Zbiorczy identyfikator jest nadawany dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych tego samego sprzedawcy. Firmy powinny przygotować zarówno jego generowanie dla płatności wychodzących, jak i odczytywanie przy wpływach od klientów.
Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF będzie wykorzystywany również w komunikacie przelewu w mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Dla jednej faktury stosowany będzie numer KSeF, a dla płatności zbiorczej – zbiorczy identyfikator.
Dlaczego system ERP i obieg dokumentów mają znaczenie?
Numer KSeF nie jest numerem faktury nadawanym przez sprzedawcę. Jest odrębnym identyfikatorem przydzielanym po przyjęciu e-faktury przez KSeF i nie stanowi elementu pliku XML faktury.
Dlatego firmy powinny zapewnić jego ciągłe powiązanie z dokumentem:
KSeF → obieg dokumentów → ERP / księgowość → akceptacja → rozrachunki → paczka płatności → bank.
Przy dużej liczbie dokumentów ręczne wyszukiwanie identyfikatorów zwiększa ryzyko błędów i utrudnia automatyzację procesów księgowych.
Co należy przetestować przed 2027 r.?
Przygotowania powinny objąć księgowość, finanse i IT. W praktyce należy sprawdzić:
- gdzie zapisywany jest numer KSeF,
- czy pozostaje powiązany z fakturą po zaksięgowaniu,
- czy trafia automatycznie do danych płatności,
- jak obsługiwane są płatności zbiorcze,
- czy można rozkodować identyfikator przy płatnościach przychodzących,
- kto odpowiada za przypadki niestandardowe.
Według stanowiska Ministerstwa Finansów zagraniczny podmiot bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie ma obowiązku podawania numeru KSeF ani zbiorczego identyfikatora przy opisanej płatności.
Pełną wersję artykułu można przeczytać tutaj:
Numer KSeF w przelewie od 2027 r. – nowe obowiązki dla firm.
Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.
***
Niniejsza publikacja ma charakter niewiążącej informacji i służy ogólnym celom informacyjnym. Przedstawione
informacje nie stanowią doradztwa prawnego, podatkowego ani w zakresie zarządzania, jak również nie
zastępują indywidualnego doradztwa. Przy opracowaniu niniejszej publikacji dołożono należytej staranności,
jednak bez przejęcia odpowiedzialności za prawidłowość, aktualność i kompletność prezentowanych informacji.
Treści w niej zawarte nie stanowią samodzielnej podstawy do działania i nie mogą zastąpić konkretnego
doradztwa w indywidualnej sprawie. Odpowiedzialność autorów lub getsix® jest wyłączona. W razie potrzeby
uzyskania wiążącej opinii prosimy o bezpośredni kontakt z nami. Treść niniejszej publikacji stanowi własność
intelektualną getsix® lub firm partnerskich i podlega ochronie z tytułu praw autorskich. Osoby korzystające
z tych informacji mogą pobierać, drukować i kopiować treść publikacji wyłącznie na własne potrzeby.
