AI w HR – nowe obowiązki pracodawców przy rekrutacji i ocenie pracowników

HR coraz częściej wspiera rekrutację, analizę aplikacji, ocenę kandydatów, zarządzanie pracownikami i organizację procesów kadrowych. Dla pracodawców oznacza to nie tylko nowe możliwości automatyzacji, ale również konieczność większej kontroli nad tym, jak systemy sztucznej inteligencji wpływają na decyzje dotyczące kandydatów i pracowników.

W poprzednim artykule omawialiśmy szerzej wpływ sztucznej inteligencji na rynek pracy, kompetencje i organizację zatrudnienia: AI a rynek pracy w Polsce – szanse, ryzyka i wyzwania dla pracodawców. Tym razem kluczowe jest bardziej praktyczne pytanie: jak zgodnie z prawem korzystać z AI w procesach HR?

Znaczenie tego pytania rośnie w związku z unijnym rozporządzeniem o sztucznej inteligencji (AI Act). Regulacja ta nie dotyczy wyłącznie firm tworzących systemy AI. Obowiązki mogą obejmować również organizacje, które korzystają z takich systemów, w tym pracodawców wykorzystujących AI w rekrutacji, ocenie pracowników, monitorowaniu wydajności lub podejmowaniu decyzji kadrowych.

Dla firm oznacza to konieczność przejścia od ogólnej dyskusji o innowacji do praktycznego zarządzania zgodnością. Wdrożenie AI w HR powinno być analizowane nie tylko przez dział personalny, ale również przez osoby odpowiedzialne za prawo pracy, ochronę danych, zgodność regulacyjną, bezpieczeństwo informacji i zarządzanie ryzykiem.

---

Dlaczego AI w HR wymaga szczególnej ostrożności?

Procesy HR dotyczą bezpośrednio sytuacji zawodowej konkretnych osób. Decyzje podejmowane w tym obszarze mogą wpływać na dostęp do pracy, warunki zatrudnienia, awans, przydział obowiązków, ocenę efektywności, wysokość premii lub zakończenie współpracy. Dlatego wykorzystanie sztucznej inteligencji w HR nie może być traktowane wyłącznie jako kwestia techniczna.

Ryzyko nie polega tylko na tym, że system może wygenerować błędny wynik. Istotne znaczenie ma również to, na jakich danych działa system, jakie kryteria bierze pod uwagę, czy jego wynik jest zrozumiały dla człowieka oraz czy nie prowadzi do pośredniego nierównego traktowania kandydatów lub pracowników.

Przykładowo system analizujący aplikacje może preferować określone słowa kluczowe, ścieżki kariery lub wzorce zatrudnienia, które nie zawsze są rzeczywiście konieczne dla danego stanowiska. Z kolei narzędzie do oceny wydajności może nadmiernie koncentrować się na mierzalnych wskaźnikach aktywności, pomijając jakość pracy, kontekst zadań lub poziom odpowiedzialności.

Pracodawca powinien więc wiedzieć nie tylko, czy firma korzysta z narzędzia AI, ale również jaką rolę pełni ono w procesie decyzyjnym. Inaczej należy oceniać system, który pomaga przygotować treść ogłoszenia o pracę, a inaczej system, który filtruje kandydatów, tworzy ranking aplikacji lub rekomenduje decyzję dotyczącą awansu.

---

Kiedy system AI w HR może być wysokiego ryzyka?

Unijne przepisy o sztucznej inteligencji opierają się na podejściu zależnym od poziomu ryzyka. Im większy potencjalny wpływ systemu AI na prawa i sytuację osób fizycznych, tym większe wymogi dotyczą jego stosowania.

W obszarze HR szczególne znaczenie mają systemy, które mogą zostać uznane za systemy wysokiego ryzyka. Załącznik III do unijnego rozporządzenia obejmuje m.in. systemy wykorzystywane w zatrudnieniu, zarządzaniu pracownikami oraz dostępie do samozatrudnienia.

Dotyczy to w szczególności systemów przeznaczonych do:

• rekrutacji i wyboru kandydatów,
• publikowania ukierunkowanych ogłoszeń o pracę,
• analizowania i filtrowania aplikacji,
• oceny kandydatów,
• podejmowania decyzji wpływających na warunki zatrudnienia,
• decyzji dotyczących awansu lub rozwiązania stosunku pracy,
• przydzielania zadań na podstawie zachowania lub cech pracownika,
• monitorowania i oceny wydajności pracy lub zachowania pracowników.

Nie oznacza to, że każde narzędzie wykorzystywane w dziale HR automatycznie będzie systemem wysokiego ryzyka. Kluczowe znaczenie ma cel systemu, jego funkcja oraz realny wpływ na decyzje dotyczące osób. Im większe znaczenie wyniku systemu dla sytuacji kandydata lub pracownika, tym dokładniejsza powinna być analiza prawna i organizacyjna.

---

Pracodawca może mieć własne obowiązki

Częstym błędem jest założenie, że za zgodność systemu AI odpowiada wyłącznie jego dostawca. W praktyce pracodawca korzystający z narzędzia AI może mieć własne obowiązki jako podmiot używający systemu pod swoją kontrolą.

Taka sytuacja może wystąpić np. wtedy, gdy firma korzysta z zewnętrznego systemu rekrutacyjnego, platformy HR, narzędzia do analizy produktywności, modułu oceny pracowników albo rozwiązania wspierającego decyzje kadrowe. Nawet jeśli system został dostarczony przez zewnętrznego usługodawcę, to pracodawca decyduje, w jakim procesie go używa, jakie dane do niego wprowadza i jaki wpływ wynik systemu ma na decyzję.

Przed wdrożeniem lub dalszym używaniem AI w HR warto ustalić:

• w jakich procesach HR wykorzystywane są systemy AI,
• czy wynik systemu wpływa na decyzje dotyczące kandydatów lub pracowników,
• kto w organizacji nadzoruje działanie systemu,
• czy osoby korzystające z systemu rozumieją jego ograniczenia,
• czy kandydaci i pracownicy są właściwie informowani o wykorzystaniu AI,
• czy dostawca przekazuje dokumentację potrzebną do zgodnego korzystania z narzędzia.

Samo podpisanie umowy z dostawcą oprogramowania nie wystarczy. Pracodawca powinien wykazać, że rozumie, w jaki sposób narzędzie jest używane w organizacji i jakie zabezpieczenia zostały wdrożone. Szczególnej ostrożności wymaga również sytuacja, w której pracodawca wykorzystuje system niezgodnie z jego pierwotnym przeznaczeniem albo istotnie modyfikuje sposób jego działania. W takim przypadku zakres odpowiedzialności organizacji może być szerszy niż przy standardowym korzystaniu z gotowego narzędzia.

Firmy, które potrzebują wsparcia w uporządkowaniu procesów HR, dokumentacji pracowniczej lub zgodności rozliczeń kadrowo-płacowych, mogą skorzystać z profesjonalnych usług kadrowo-płacowych w Polsce. Takie wsparcie pomaga wdrażać nowe narzędzia technologiczne w ramach jasno określonych procedur organizacyjnych i zgodnie z obowiązkami pracodawcy.

---

AI w rekrutacji – gdzie powstaje największe ryzyko?

Rekrutacja jest jednym z najczęstszych obszarów wykorzystania AI w HR. Systemy sztucznej inteligencji mogą pomagać w przygotowywaniu ogłoszeń, analizie CV, wstępnej selekcji aplikacji, porządkowaniu kandydatów, tworzeniu pytań rekrutacyjnych lub ocenie odpowiedzi.

Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy system nie tylko usprawnia pracę rekrutera, ale realnie wpływa na dostęp kandydata do kolejnego etapu rekrutacji. Może to dotyczyć sytuacji, w których narzędzie automatycznie odrzuca aplikacje, przyznaje kandydatom punkty, tworzy ranking albo rekomenduje osoby uznane za najlepiej dopasowane do stanowiska.

W takim modelu pracodawca powinien zweryfikować, czy kryteria stosowane przez system są związane z wymaganiami stanowiska, czy wynik może zostać wyjaśniony, czy rekruter ma możliwość jego zakwestionowania oraz czy kandydat nie jest oceniany na podstawie danych niemających związku z pracą.

Szczególną ostrożność należy zachować wobec narzędzi, które obiecują ocenę cech osobowości, dopasowania kulturowego, potencjału lub przyszłej efektywności. Takie pojęcia mogą być trudne do jednoznacznego zdefiniowania, a ich automatyczna ocena może prowadzić do nietransparentnych lub dyskryminujących decyzji.

---

AI w ocenie pracowników i zarządzaniu personelem

AI w HR może być wykorzystywana również po zatrudnieniu pracownika. Systemy sztucznej inteligencji mogą analizować wyniki pracy, aktywność w narzędziach firmowych, terminowość zadań, dane sprzedażowe, komunikację, obecność, efektywność zespołów lub inne wskaźniki operacyjne.

Takie narzędzia mogą wspierać zarządzanie organizacją, ale wymagają ostrożnego podejścia. Ocena pracownika nie powinna opierać się wyłącznie na automatycznie wygenerowanym wyniku, zwłaszcza jeżeli system nie uwzględnia pełnego kontekstu pracy. Dane ilościowe mogą być pomocne, ale nie zawsze odzwierciedlają jakość, złożoność zadań, poziom odpowiedzialności lub okoliczności, które wpływają na efekty pracy.

Szczególnego znaczenia nabiera to wtedy, gdy wynik systemu może wpływać na wysokość premii, ocenę okresową, przydział zadań, decyzję o awansie, zmianę zakresu obowiązków albo zakończenie współpracy. W takich przypadkach konieczny jest realny nadzór człowieka. Osoba odpowiedzialna za decyzję powinna mieć możliwość sprawdzenia wyniku systemu, uwzględnienia dodatkowych okoliczności oraz podjęcia decyzji odmiennej od rekomendacji narzędzia AI.

---

Nadzór człowieka i obowiązki informacyjne

Jednym z kluczowych wymogów przy korzystaniu z systemów wysokiego ryzyka jest zapewnienie nadzoru człowieka. W HR ma to szczególne znaczenie, ponieważ decyzje podejmowane w tym obszarze wpływają na sytuację zawodową konkretnych osób.

Nadzór człowieka nie powinien polegać na mechanicznym zatwierdzaniu wyniku systemu. Jeżeli rekruter lub menedżer jedynie akceptuje rekomendację algorytmu, bez realnej możliwości jej oceny, trudno mówić o rzeczywistej kontroli.

Osoba sprawująca nadzór powinna rozumieć, do czego służy system, znać jego ograniczenia, wiedzieć, kiedy wynik może być błędny lub niepełny, mieć możliwość zakwestionowania rekomendacji oraz uwzględniać informacje, których system nie bierze pod uwagę.

Równie ważna jest przejrzystość wobec osób, których dotyczy system. Kandydaci i pracownicy powinni wiedzieć, że w określonym procesie stosowane jest narzędzie sztucznej inteligencji, zwłaszcza jeżeli jego wynik wpływa na decyzję dotyczącą ich sytuacji zawodowej.

W procesach rekrutacyjnych istotne jest jasne wskazanie, czy AI jest wykorzystywana do analizy aplikacji, filtrowania kandydatów, tworzenia rankingów lub wspierania oceny. W przypadku pracowników szczególne znaczenie mają narzędzia służące do monitorowania, oceny wydajności, przydzielania zadań lub wspierania decyzji kadrowych.

---

AI w HR a ochrona danych osobowych

AI w HR bardzo często wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych kandydatów i pracowników. Mogą to być dane z CV, formularzy rekrutacyjnych, systemów kadrowych, narzędzi do zarządzania pracą, ocen okresowych, komunikacji służbowej lub systemów monitorowania aktywności.

Dlatego wdrożenie AI w HR powinno być oceniane nie tylko z perspektywy unijnych przepisów o sztucznej inteligencji, ale również z perspektywy RODO. Pracodawca powinien zweryfikować m.in. podstawę prawną przetwarzania danych, zakres danych przekazywanych do systemu, zgodność z zasadą minimalizacji danych, cel przetwarzania, dostęp dostawcy do danych, lokalizację przetwarzania, bezpieczeństwo informacji, możliwość profilowania oraz potrzebę przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych.

Szczególnie ostrożnie należy podchodzić do systemów, które analizują zachowanie pracowników, ich aktywność, komunikację, dane biometryczne lub inne informacje mogące istotnie wpływać na prywatność. W takich przypadkach pracodawca powinien ocenić nie tylko przydatność narzędzia, ale również proporcjonalność jego stosowania.

---

Kompetencje w zakresie AI i harmonogram regulacji

Jednym z obowiązków, który już ma praktyczne znaczenie dla firm, jest zapewnienie odpowiedniego poziomu kompetencji w zakresie AI. Nie chodzi wyłącznie o wiedzę techniczną działu IT. W przypadku AI w HR odpowiednie przygotowanie powinny mieć również osoby odpowiedzialne za rekrutację, kadry, płace, ocenę pracowników, zgodność regulacyjną, ochronę danych i zarządzanie zespołami.

Pracownicy korzystający z systemów AI powinni rozumieć, że wynik wygenerowany przez narzędzie może być błędny, niepełny albo oparty na niewłaściwych założeniach. Powinni również wiedzieć, jakich danych nie należy wprowadzać do systemów AI, kiedy wymagana jest dodatkowa weryfikacja oraz jak reagować na wynik, który może prowadzić do nieuzasadnionej lub nierównej oceny osoby.

Unijne rozporządzenie o sztucznej inteligencji jest stosowane etapowo. Część przepisów zaczęła już obowiązywać, w tym przepisy dotyczące kompetencji w zakresie AI i zakazanych praktyk. Kolejne obowiązki są wdrażane stopniowo.

W pierwotnym harmonogramie przepisy dotyczące systemów wysokiego ryzyka wskazanych w załączniku III miały zacząć być stosowane od 2 sierpnia 2026 r. Obecnie na poziomie Unii Europejskiej procedowane są jednak zmiany w ramach pakietu Omnibus VII, które przewidują przesunięcie stosowania części obowiązków dotyczących systemów wysokiego ryzyka. Dla samodzielnych systemów wysokiego ryzyka wskazywany jest termin 2 grudnia 2027 r., a dla systemów wysokiego ryzyka wbudowanych w produkty 2 sierpnia 2028 r.

Dla pracodawców oznacza to konieczność monitorowania dalszego procesu legislacyjnego. Jednocześnie ewentualne przesunięcie terminów nie powinno być traktowane jako powód do odkładania przygotowań. Obowiązki regulacyjne nie znikają, a uporządkowanie procesów HR, danych, dokumentacji i dostawców wymaga czasu.

---

Jak przygotować firmę do korzystania z AI w procesach kadrowych?

Praktyczne przygotowania warto rozpocząć od stworzenia mapy wykorzystania AI w procesach HR. Nie należy ograniczać jej wyłącznie do narzędzi oficjalnie opisanych jako systemy sztucznej inteligencji. Funkcje AI mogą być wbudowane w systemy, których firma używa już od dłuższego czasu.

Dotyczy to m.in. systemów rekrutacyjnych, platform do zarządzania kandydatami, systemów kadrowych, narzędzi do oceny pracowników, systemów do zarządzania zadaniami, narzędzi analitycznych, rozwiązań do monitorowania aktywności oraz ogólnych narzędzi generatywnej AI używanych przez pracowników HR.

Mapa wykorzystania AI powinna wskazywać, w jakim procesie używany jest system, kto jest jego dostawcą, jakie dane są przetwarzane, jaki jest cel użycia, kto nadzoruje działanie narzędzia oraz czy wynik systemu wpływa na decyzje dotyczące osoby. Taka analiza pozwala odróżnić narzędzia pomocnicze od rozwiązań, które wymagają pogłębionej oceny prawnej i organizacyjnej.

Osobnym ryzykiem jest nieformalne korzystanie z AI przez pracowników. Może to dotyczyć sytuacji, w których osoby z działu HR używają ogólnodostępnych narzędzi AI do streszczania CV, porównywania kandydatów, przygotowywania notatek rekrutacyjnych albo redagowania ocen pracowniczych. Dlatego polityka korzystania z AI powinna obejmować zarówno oficjalnie wdrożone systemy, jak i codzienną pracę zespołów HR.

Przed wdrożeniem narzędzia AI pracodawca powinien też zweryfikować dostawcę. Równie ważne jak cena i funkcjonalność są dokumentacja, przejrzystość działania systemu, zasady przetwarzania danych, mechanizmy nadzoru człowieka, procedury zgłaszania błędów, zgodność z RODO oraz możliwość kontroli lub audytu.

---

Podsumowanie

AI w HR staje się coraz ważniejszym elementem rekrutacji, oceny pracowników i zarządzania procesami kadrowymi. Jednocześnie wraz z rozwojem unijnych regulacji rośnie znaczenie przejrzystości, dokumentacji, nadzoru człowieka i odpowiedzialnego zarządzania danymi.

Pracodawcy powinni już teraz sprawdzić, czy w ich organizacji wykorzystywane są systemy AI wspierające decyzje dotyczące kandydatów lub pracowników. Szczególnej uwagi wymagają narzędzia używane do filtrowania aplikacji, oceny kandydatów, monitorowania wydajności, przydzielania zadań, rekomendowania awansów lub wspierania decyzji o zakończeniu współpracy.

Nawet jeśli część terminów stosowania nowych obowiązków zostanie przesunięta, kierunek regulacyjny pozostaje jasny: AI w HR musi być stosowana w sposób kontrolowany, przejrzysty i zgodny z prawami osób, których dotyczy. Dodatkowy czas warto wykorzystać na uporządkowanie procesów, szkolenia, weryfikację dostawców i przygotowanie dokumentacji. Dla pracodawców najważniejsze jest więc nie tylko pytanie, czy warto korzystać z AI w HR, ale jak robić to w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami i możliwy do wyjaśnienia wobec kandydatów, pracowników oraz organów nadzoru.

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***