Jak wybrać firmę kadrowo-płacową w Polsce?

Wybierając firmę kadrowo-płacową w Polsce, należy porównać nie tylko cenę, ale przede wszystkim zakres usług, podział odpowiedzialności, ciągłość obsługi, bezpieczeństwo danych, technologię, raportowanie i wdrożenie. Outsourcing nie zwalnia automatycznie pracodawcy z obowiązków ustawowych, a przy przetwarzaniu danych w imieniu administratora zastosowanie ma art. 28 RODO.

---

Co powinien obejmować outsourcing kadr i płac?

Firma kadrowo-płacowa w Polsce może odpowiadać wyłącznie za naliczanie wynagrodzeń i rozliczenia składkowo-podatkowe albo za szerszą administrację pracowniczą. Zakres powinien być precyzyjnie opisany w umowie i podziale zadań.

Przed porównaniem ofert warto rozdzielić administrację kadrową, przetwarzanie płac i raportowanie. Trzeba ustalić m.in., kto dostarcza i weryfikuje dane, przygotowuje dokumenty, obsługuje zgłoszenia do ZUS, zatwierdza listę płac i wykonuje korekty.

---

Jak wybrać firmę kadrowo-płacową w Polsce?

Najważniejsze kryteria to:

• zakres usług i odpowiedzialności – pomocna jest macierz wskazująca, kto wykonuje zadanie, dostarcza dane i je zatwierdza;
• zespół i zastępstwa – ciągłość payroll nie powinna zależeć od jednej osoby;
• odpowiedzialność za błędy – umowa powinna regulować korekty, terminy, limity i wyłączenia odpowiedzialności;
• bezpieczeństwo danych – należy sprawdzić dostęp, uprawnienia, kopie zapasowe, incydenty, podwykonawców i odzyskiwanie danych;
• technologia i integracje – znaczenie ma współpraca z HRIS, ERP, ewidencją czasu pracy i bezpiecznym portalem;
• raportowanie – format, częstotliwość i szczegółowość powinny odpowiadać potrzebom HR, finansów, controllingu, zarządu i centrali.

---

Czy outsourcing kadr i płac jest bezpieczny?

Może być bezpieczny, jeżeli dostawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne. Gdy przetwarza dane osobowe w imieniu administratora, zasady współpracy powinny być zgodne z art. 28 RODO.

Kodeks pracy wymaga przechowywania dokumentacji pracowniczej z zapewnieniem poufności, integralności, kompletności i dostępności. Sama deklaracja zgodności z RODO lub certyfikat bezpieczeństwa nie zastępują analizy procesu.

---

Jak porównywać koszty i wdrożenie?

Koszt usług zależy m.in. od liczby pracowników, złożoności zatrudnienia, zakresu procesów, systemów, raportowania i dodatkowego wsparcia. Najniższa stawka za pracownika nie musi oznaczać najniższego całkowitego kosztu, jeśli po stronie firmy pozostaje dużo pracy ręcznej i kontroli.

Wdrożenie powinno obejmować harmonogram, migrację danych, konfigurację systemów, testowe naliczenia i jasny proces akceptacji przed pierwszą listą płac. Trzeba też ustalić sposób przekazania pełnych danych po zakończeniu współpracy.

---

Co jest ważne dla firm międzynarodowych?

Zagraniczne grupy powinny dodatkowo ocenić możliwość komunikacji i raportowania do centrali, obsługę cudzoziemców, delegowania oraz pracę na systemach grupowych. Możliwy jest też model częściowy: relacje z pracownikami i decyzje personalne pozostają wewnątrz, a payroll i wybrane zadania administracyjne są zlecane na zewnątrz.

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***