KSeF a usługi świadczone za granicą – kiedy faktura musi trafić do systemu?

KSeF a usługi za granicą – faktura może być obowiązkowa także wtedy, gdy usługa jest opodatkowana poza Polską. Decydują polskie przepisy o fakturowaniu, status stron, sposób rozliczenia VAT i ustawowe wyłączenia. Interpretacja KIS z 22 czerwca 2026 r. potwierdziła obowiązek KSeF dla usług projektowych dotyczących nieruchomości w Niemczech, gdy VAT rozliczał niemiecki kontrahent w procedurze reverse charge.

---

Kiedy faktura za usługę zagraniczną podlega KSeF?

Trzeba kolejno ustalić:

• miejsce świadczenia dla celów VAT,
• czy obowiązują polskie przepisy o fakturowaniu,
• czy wystawca podlega KSeF i nie korzysta z wyłączenia.

Dla większości usług B2B miejsce świadczenia wyznacza siedziba lub właściwe stałe miejsce prowadzenia działalności nabywcy. Szczególne zasady dotyczą m.in. świadczeń bezpośrednio związanych z konkretną nieruchomością.

Art. 106a ustawy o VAT pozwala stosować polskie reguły także do usług opodatkowanych za granicą. W innym państwie UE może tak być, gdy usługodawcą jest polski podatnik, VAT rozlicza nabywca, a faktura nie jest wystawiana przez niego w ramach samofakturowania.

---

Co potwierdziła interpretacja KIS z 22 czerwca 2026 r.?

Interpretacja indywidualna, sygn. 0112-KDIL1-3.4012.251.2026.2.ŁW, dotyczyła polskiej spółki wykonującej projekty konstrukcyjne związane z nieruchomościami w Niemczech. Na podstawie art. 28e ustawy o VAT miejscem świadczenia były Niemcy, a faktury zawierały oznaczenie odwrotne obciążenie / reverse charge.

KIS zastosowała art. 106a pkt 2 lit. a ustawy o VAT. Spółka miała siedzibę w Polsce, niemiecki klient rozliczał VAT, a dokumenty wystawiał polski usługodawca. Faktury musiały więc zostać wystawione według polskich zasad, również w KSeF.

Nie oznacza to, że każda usługa zagraniczna automatycznie podlega systemowi. Sam reverse charge nie rozstrzyga też o rejestracji VAT za granicą, naliczeniu lokalnego podatku ani danych wymaganych przez prawo danego państwa.

---

Kiedy obowiązkowy KSeF nie ma zastosowania?

Wyłączenia obejmują m.in.:

• samofakturowanie przez zagranicznego nabywcę bez polskiego NIP,
• faktury dla zagranicznych konsumentów,
• zagraniczną firmę zarejestrowaną do VAT w Polsce, bez siedziby ani uczestniczącego w transakcji stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

Do 31 grudnia 2026 r. działa również odroczenie, jeżeli miesięczna sprzedaż brutto udokumentowana fakturami objętymi KSeF nie przekracza 10 000 zł. Faktura powodująca przekroczenie limitu i wszystkie kolejne muszą trafić do systemu. Po przekroczeniu progu nie można wrócić do ułatwienia.

---

Jak przekazać fakturę zagranicznemu klientowi?

W trybie online należy wystawić fakturę ustrukturyzowaną, poczekać na numer KSeF, przygotować wizualizację z kodem QR i przekazać ją kontrahentowi, np. jako PDF. W trybach offline dokument może zostać udostępniony wcześniej, zgodnie z ich zasadami.

Pola tekstowe mogą być po angielsku, ale nie należy tworzyć drugiej faktury. PDF ma być wizualizacją danych z pliku XML przesłanego do KSeF.

Przy powtarzalnych usługach międzynarodowych warto wdrożyć matrycę obejmującą kraj i status klienta, rodzaj oraz miejsce świadczenia, sposób rozliczenia VAT, ewentualną rejestrację zagraniczną i sposób dostarczenia dokumentu.

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***