Zwrot kosztów dojazdu do pracy a PIT – kiedy powstaje przychód pracownika?

Zwrot kosztów dojazdu do pracy w formie pieniężnego ryczałtu lub refundacji zwykłych przejazdów między domem a stałym miejscem pracy co do zasady stanowi przychód pracownika. Pracodawca powinien doliczyć świadczenie do przychodów ze stosunku pracy i pobrać zaliczkę na PIT. Inaczej może być przy transporcie organizowanym autobusem, który może korzystać ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 14a ustawy o PIT.

---

Kiedy zwrot kosztów dojazdu do pracy jest opodatkowany PIT?

Wyrok NSA z 12 marca 2026 r., sygn. II FSK 775/23, potwierdził, że zwrot kosztów dojazdu do pracy w formie pieniężnej zasadniczo jest przychodem ze stosunku pracy. Pracownik otrzymuje korzyść, ponieważ nie ponosi ostatecznie wydatku, który normalnie finansowałby sam.

Sprawa dotyczyła ryczałtu wypłacanego pracownikom dojeżdżającym do zakładu o słabej dostępności komunikacji publicznej. NSA uznał, że trudna lokalizacja zakładu, praca zmianowa czy biznesowa potrzeba zapewnienia obsady nie tworzą same w sobie zwolnienia podatkowego.

---

Czy transport organizowany przez pracodawcę może być zwolniony z PIT?

Tak. Ustawa o PIT zwalnia wartość dowozu organizowanego przez pracodawcę autobusem, czyli pojazdem konstrukcyjnie przeznaczonym do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą.

Dlatego kluczowe jest rozróżnienie modeli:

• ryczałt lub zwrot pieniężny – co do zasady przychód pracownika,
• dowóz autobusem organizowany przez pracodawcę – możliwość zastosowania zwolnienia,
• transport mniejszym pojazdem – brak automatycznego zwolnienia; trzeba ocenić m.in. dobrowolność, realną korzyść i możliwość przypisania jej wartości konkretnej osobie,
• podróż służbowa – podlega odrębnym zasadom i nie może być utożsamiana ze zwykłym dojazdem dom–praca.

---

Czy regulamin lub umowa może stworzyć zwolnienie?

Nie. Zwolnienie z PIT musi wynikać z konkretnego przepisu. Sam zapis w regulaminie wynagradzania, uchwale zarządu czy umowie o pracę nie wystarcza.

Art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT dotyczy zwrotu kosztów używania prywatnego pojazdu pracownika do celów zakładu pracy w jazdach lokalnych, gdy podstawę zwrotu przewidują inne ustawy. Nie jest to ogólne zwolnienie dla codziennych dojazdów do pracy.

---

Jak rozliczyć świadczenie w payroll?

Jeżeli zwrot jest opodatkowany, pracodawca powinien:

• doliczyć jego wartość do pozostałych przychodów ze stosunku pracy,
• obliczyć i pobrać zaliczkę na PIT,
• ująć kwotę w dokumentacji płacowej i informacji PIT-11,
• osobno przeanalizować skutki w zakresie składek ZUS.

Wyrok II FSK 775/23 dotyczy PIT i nie rozstrzyga bezpośrednio zasad składkowych. Wyłączenia ZUS dotyczące bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów nie powinny być automatycznie stosowane do gotówkowego ryczałtu.

Dla działów HR, finansów i payroll oznacza to konieczność ustalenia modelu świadczenia, rodzaju pojazdu, grupy uprawnionych pracowników, sposobu dokumentowania korzystania z transportu oraz zasad wyceny przed uruchomieniem programu.

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***