Odpowiedzialność za błędy w KSeF – jak podzielić obowiązki w firmie?

Odpowiedzialność za błędy w KSeF wobec organów podatkowych spoczywa przede wszystkim na podatniku, a powierzenie obsługi systemu pracownikowi lub biuru rachunkowemu nie przenosi automatycznie jego obowiązków. Pracownik, członek zarządu i biuro rachunkowe mogą jednak odpowiadać odrębnie, a kary z art. 106ni ustawy o VAT nie są stosowane w 2026 r.

Odpowiedzialność za błędy w KSeF nie jest jednym rodzajem odpowiedzialności, bo inaczej ocenia się obowiązki podatnika wobec administracji skarbowej, a inaczej odpowiedzialność osób uczestniczących w wystawianiu faktur. Dotyczy to także sytuacji, gdy fakturę technicznie wystawia pracownik, księgowy albo biuro rachunkowe.

---

Kto odpowiada za błędy w KSeF wobec organów podatkowych?

Podstawowym adresatem obowiązków pozostaje podatnik, a w przypadku spółki – sama spółka. Nadanie dostępu do systemu ma charakter organizacyjny i techniczny, więc nie zmienia statusu podatnika. Gdy pojawi się błąd, trzeba ustalić jego rzeczywistą przyczynę, np. błąd pracownika, nieprawidłowe dane od działu sprzedaży, błędną konfigurację systemu lub niewłaściwą organizację procesu.

---

Czy pracownik lub członek zarządu odpowiada za błędną fakturę?

Pracownik może odpowiadać za szkodę wyrządzoną pracodawcy na podstawie przepisów Kodeksu pracy o odpowiedzialności materialnej, ale samo popełnienie błędu nie oznacza automatycznie odpowiedzialności finansowej. Inaczej ocenia się osobę przeszkoloną, która znała procedurę, a inaczej taką, której przekazano obsługę KSeF bez instrukcji i kontroli.

Członek zarządu nie odpowiada automatycznie osobiście za każdy błąd. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością art. 293 Kodeksu spółek handlowych przewiduje jego odpowiedzialność wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem albo postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosi winy.

---

Czy biuro rachunkowe odpowiada za błędy w KSeF?

Biuro rachunkowe może odpowiadać za błędy związane z KSeF w zakresie obowiązków, które rzeczywiście przyjęło na siebie w umowie, ale nie przejmuje statusu podatnika. Inaczej jest, gdy biuro tylko pobiera faktury i ujmuje je w księgach, a inaczej, gdy wystawia faktury, przesyła je, kontroluje statusy lub przygotowuje korekty. Jeśli nie wykonało prawidłowo przyjętych obowiązków, jego odpowiedzialność może być oceniana na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego.

---

Czy za błędy w KSeF grożą kary w 2026 i 2027 roku?

Błąd na fakturze nie jest automatycznie naruszeniem objętym karą z art. 106ni ustawy o VAT, który dotyczy określonych naruszeń, np. niewystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF albo nieprzesłania jej w wymaganym terminie. Kara może wynieść do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze, a jeśli faktura nie zawiera wykazanego podatku – do 18,7% kwoty należności ogółem.

W 2026 r. kary nie są stosowane. Według obecnych przepisów miałyby objąć naruszenia od 1 stycznia 2027 r., ale Rada Ministrów przyjęła projekt odraczający je do 31 grudnia 2027 r., co oznaczałoby ich stosowanie od 1 stycznia 2028 r.

---

Jak podzielić obowiązki w firmie i co zrobić po wykryciu błędu?

Firma powinna jasno określić, kto odpowiada za poszczególne etapy procesu fakturowania, w tym za:

• dane na fakturze,
• zatwierdzenie faktury przed wysłaniem,
• sprawdzanie statusu dokumentu,
• korekty,
• postępowanie w razie awarii.

Po wykryciu błędu należy najpierw sprawdzić status dokumentu oraz ustalić rodzaj błędu i jego skutki dla VAT, zamiast szukać winnego. Faktury przyjętej przez KSeF i posiadającej numer KSeF podatnik nie może samodzielnie usunąć ani edytować, a gdy błąd dotyczy danych na fakturze, konieczne może być wystawienie faktury korygującej.

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***