Prawo pracy 2026 – Zmiany, które będą miały wpływ na kadry i płace w Twojej firmie

Od 2026 roku wchodzą w życie zmiany w prawie pracy, które będą miały bezpośredni wpływ na księgowość kadrowo-płacową, w tym na przetwarzanie płac, naliczanie wynagrodzeń, raportowanie płac oraz obowiązki pracodawców.

Choć wiele z tych zmian może na pierwszy rzut oka wydawać się technicznych, w praktyce oznaczają one konieczność aktualizacji parametrów płacowych, procesów wewnętrznych oraz dokumentacji – szczególnie po stronie działów kadr i płac.

Poniżej omawiamy najważniejsze zmiany w prawie pracy obowiązujące od 2026 roku oraz wskazujemy, co pracodawcy powinni zaktualizować w zakresie naliczania i raportowania wynagrodzeń (a gdzie niezbędna będzie weryfikacja stosowanych procesów).

---

Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w Polsce (od 1 stycznia 2026 r.)

Od 1 stycznia 2026 r. wynagrodzenie minimalne wynosić będzie 4.806,00 PLN brutto.

Adekwatnie wzrośnie również minimalna stawka godzinowa, od 1 stycznia będzie ona wynosić 31,40 PLN brutto.

Wzrost wynagrodzenia minimalnego będzie miał przełożenie na inne świadczenia ustalane na jego podstawie, m.in. dodatek za pracę w porze nocnej, minimalną kwotę podstawy wymiaru zasiłku chorobowego czy kwotę wolną od potrąceń.

---

Minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia

Minimalne wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia w przeliczeniu na godziny nie może być mniejsze niż 31,40 PLN brutto.   

---

Neutralne płciowo nazwy stanowisk w ogłoszeniach o pracę

Od 24 grudnia 2025 r. zaczęły obowiązywać przepisy Kodeksu pracy wprowadzające obowiązek stosowania neutralnych płciowo nazw stanowisk w ogłoszeniach o pracę.

Wymóg ten nie dotyczył dokumentów pracowniczych. W umowach o pracę, świadectwach pracy oraz wewnętrznych regulacjach należało stosować nazewnictwo odpowiadające płci konkretnego pracownika, zgodnie z zasadami języka polskiego.

---

Nowy sposób liczenia stażu pracy

Od 2026 r. zmieniają się zasady ustalania stażu pracy. Do stażu wliczać się będą nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, lecz także pracę na umowach cywilnoprawnych oraz prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, o ile w tych okresach podlegało się ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Nowe regulacje obejmują również m.in. umowy agencyjne, status osoby współpracującej, określone formy członkostwa w spółdzielniach oraz pracę zarobkową wykonywaną za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.

Zmiana wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego, długość okresów wypowiedzenia oraz prawo do dodatków stażowych, odpraw i nagród jubileuszowych. Przepisy są wdrażane etapowo: od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym oraz od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym.

Okresy podlegające wliczeniu do stażu będzie potwierdzać Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a w przypadku braku danych pracownik będzie mógł wykazać je na podstawie własnych dokumentów, w szczególności potwierdzających opłacanie składek.

---

Zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Od 27 stycznia 2026 r. zmieniają się zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Zgodnie z nowymi regulacjami pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia, zgodnie z zasadami obowiązującymi w zakładzie pracy.

Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent będzie należało wypłacić w ciągu 10 dni od tego dnia. W sytuacji, gdy ustalony termin wypłaty przypadnie na dzień wolny od pracy, wypłata nastąpi w dniu poprzedzającym ten dzień.

---

Elektroniczna forma czynności z zakresu prawa pracy

Od 27 stycznia 2026 r. zaczną obowiązywać przepisy, które dopuszczą stosowanie postaci elektronicznej przy wybranych czynnościach z zakresu prawa pracy. Nowe rozwiązania będą miały charakter fakultatywny – w każdym wskazanym przypadku pracodawca lub pracownik będzie mógł wybrać formę papierową albo elektroniczną.

Elektronizacja obejmie wyłącznie enumeratywnie wskazane czynności, w tym m.in. przekazywanie informacji o monitoringu, informowanie o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę, konsultacje zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z organizacją związkową oraz składanie wybranych wniosków pracowniczych, takich jak wnioski o czas wolny za godziny nadliczbowe czy urlop bezpłatny.

---

Obowiązki dotyczące świadczenia urlopowego w 2026 roku

Firmy zatrudniające na dzień 1 stycznia 2026 r. mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty są zobowiązane do wypłaty świadczenia urlopowego.

Do dnia 31 stycznia 2026 r. mogą jednak zrezygnować z tego obowiązku lub obniżyć wysokość świadczenia poprzez podanie tej informacji pracownikom na piśmie w wyżej wymienionym terminie.

Wysokość świadczenia urlopowego w 2026 wynosi 2.723,40 PLN brutto. Świadczenie jest wypłacane raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Wysokość świadczenia urlopowego może jeszcze ulec zmianie.

---

  

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Firmy zatrudniające na dzień 1 stycznia 2026 r. co najmniej 50 pracowników są zobowiązane do tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Firma może jednak zrezygnować z tworzenia ZFŚS poprzez zapis w regulaminie wynagradzania i podanie pracownikom do wiadomości do 31 stycznia 2026 r. Przypominamy, iż zmiany w regulaminie wchodzą w życie w terminie 14 dni od daty ich wprowadzenia.

Wysokość odpisu na ZFŚS dla pełnego etatu w roku 2026 wynosi 2.723,40 PLN brutto.  

Wysokość odpisu na ZFŚS może jeszcze ulec zmianie. 

---

Obowiązek zgłaszania umów o dzieło do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)

Od 1 stycznia 2021 r. pracodawca ma obowiązek rejestracji umów o dzieło w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Należy spodziewać się również kontroli tych umów przez ZUS.  

---

Limity składek ZUS w 2026 roku

Kwota ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, która nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, w roku 2026 wyniesie 282,600.00 PLN.

Górna miesięczna granica podstawy dobrowolnego ubezpieczenie chorobowego wyniesie natomiast 23.550,00 PLN. Ograniczenie dobrowolnego chorobowego dotyczy m.in. prowadzących działalność gospodarczą, osób z nimi współpracujących czy zleceniobiorców.  

Szczegółowe informacje dotyczące podstaw wymiaru składek, obowiązujących limitów oraz wysokości składek ZUS w 2026 roku, w szczególności z perspektywy przedsiębiorców, znajdziesz w naszym artykule: Składki ZUS w 2026 roku – aktualne podstawy, limity i wysokość składek dla przedsiębiorców.

---

Dni ustawowo wolne od pracy i święta w roku 2026

Data	Dzień tygodnia	Święto
1 stycznia	czwartek	Nowy Rok
6 stycznia	czwartek	Święto Trzech Króli
5 kwietnia	niedziela	Wielkanoc
6 kwietnia	poniedziałek	Poniedziałek Wielkanocny
1 maja	piątek	Święto Pracy
3 maja	niedziela	Święto Konstytucji 3 Maja
4 czerwca	czwartek	Boże Ciało
15 sierpnia	sobota	Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny
1 listopada	niedziela	Wszystkich Świętych
11 listopada	środa	Święto Niepodległości
24 grudnia	czwartek	Wigilia Bożego Narodzenia
25 grudnia	piątek	Boże Narodzenie
26 grudnia	sobota	Boże Narodzenie

Przypominamy, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami, za dzień świąteczny przypadający w sobotę, pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi innego dnia wolnego w przyjętym okresie rozliczeniowym. 

Szczegółowe informacje dotyczące dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce w 2026 roku – w tym kalendarza świąt, czasu pracy oraz zasad odbioru dni wolnych – znajdziesz w naszym artykule: Dni wolne od pracy w 2026 roku.

---

Co pracodawcy powinni zrobić teraz

Choć opisane powyżej zmiany wynikają z przepisów prawa pracy, ich praktyczne skutki w największym stopniu dotyczą przetwarzania płac oraz raportowania płac. W ramach przygotowań do 2026 roku pracodawcy powinni zweryfikować parametry płacowe, kalendarze czasu pracy oraz zasady rozliczeń płac przy rozwiązywaniu stosunku pracy, a także upewnić się, że dokumentacja kadrowa i procesy płacowe pozostają ze sobą spójne.

Dla firm realizujących rozliczenia płac w Polsce – w tym w modelu outsourcingu payroll – odpowiednio wczesne przygotowanie pozwala ograniczyć ryzyko niezgodności z przepisami oraz uniknąć korekt po wykonaniu list płac.

Podsumowanie wpływu zmian w prawie pracy w Polsce w 2026 roku na rozliczenia płac

Obszar	Zmiany obowiązujące od 2026 roku	Działania wymagane w zakresie rozliczeń płac
Minimalne wynagrodzenie	Nowa wysokość minimalnego wynagrodzenia i stawki godzinowej	Aktualizacja parametrów płacowych oraz mechanizmów kontrolnych
Umowy zlecenia	Wyższa minimalna stawka godzinowa	Weryfikacja stawek godzinowych i ewidencji czasu pracy
Staż pracy	Rozszerzony zakres okresów wliczanych do stażu	Aktualizacja danych pracowników oraz zasad ustalania uprawnień
Niewykorzystany urlop	Nowe terminy wypłaty ekwiwalentu	Dostosowanie zasad rozliczeń płac przy rozwiązaniu umowy
Elektroniczne czynności kadrowe	Możliwość stosowania formy elektronicznej	Uporządkowanie dokumentacji płacowej i ścieżek audytowych
Limity składek ZUS	Nowe roczne i miesięczne limity składek	Aktualizacja limitów składek w systemach płacowych
Dni ustawowo wolne od pracy	Zaktualizowany kalendarz świąt	Dostosowanie czasu pracy i okresów rozliczeniowych

Dla pracodawców realizujących rozliczenia płac w Polsce odpowiednio wczesne przygotowanie do zmian planowanych na 2026 rok pozwala ograniczyć ryzyko niezgodności z przepisami oraz uniknąć korekt list płac. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zakresie obsługi kadrowo-płacowej nasz zespół może pomóc we wdrożeniu zmian oraz w zapewnieniu bieżącej zgodności z przepisami. Skontaktuj się z nami.

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***