Koniec specustawy ukraińskiej – co to oznacza dla pracodawców

19 lutego 2026 r. Prezydent podpisał ustawę wygaszającą rozwiązania tzw. specustawy ukraińskiej. Nowe przepisy mają wejść w życie 5 marca 2026 r., co w praktyce oznacza przejście z rozwiązań nadzwyczajnych obowiązujących od 2022 r. do zasad systemowych dotyczących cudzoziemców korzystających z ochrony czasowej.

Dla pracodawców kluczowe jest to, że zmiana ma uporządkować podstawy prawne legalnego pobytu i pracy bez tworzenia luki, która mogłaby powodować przerwy w zatrudnieniu. Najbliższe dni warto wykorzystać na weryfikację dokumentacji oraz dostosowanie procedur kadrowo-płacowych do nowych reguł.

---

Dlaczego zmiana ma znaczenie dla pracodawców

Wiele organizacji przez ostatnie lata opierało zatrudnianie obywateli Ukrainy na ułatwieniach specustawy i uproszczonych obowiązkach administracyjnych.

Wygaszanie tych rozwiązań nie oznacza automatycznie konieczności wymiany podstaw zatrudnienia z dnia na dzień, ale zwiększa znaczenie:

• spójnej ewidencji statusów pobytowych i tytułów do pracy,
• kontroli terminów i obowiązków notyfikacyjnych,
• oceny ryzyk w sytuacjach nietypowych (zmiana warunków pracy, delegowanie, dłuższe wyjazdy).

Największe ryzyko zwykle nie wynika z samej treści przepisów, tylko z braku systemu, który pozwala zarządzać legalnością zatrudnienia w sposób powtarzalny i możliwy do wykazania w razie kontroli.

---

Co zmienia się od 5 marca 2026 r. – najważniejsze kwestie dla firm

1) Przejście na rozwiązania systemowe dla ochrony czasowej

Ustawa wygaszająca ma odejść od odrębnego reżimu prawnego dedykowanego wyłącznie obywatelom Ukrainy i osadzić kluczowe mechanizmy w przepisach systemowych dotyczących ochrony czasowej. W praktyce oznacza to, że w procedurach HR i wewnętrznych standardach zgodności należy w większym stopniu oprzeć się na weryfikacji podstaw pobytu i pracy (statusie pobytowym oraz uprawnieniu do wykonywania pracy) – tak jak w przypadku innych cudzoziemców.

2) Ciągłość zatrudnienia i ochrona dotychczasowych działań

Z perspektywy pracodawców istotne jest to, że regulacje mają zapewnić ciągłość skutków działań podjętych przed 5 marca 2026 r. (w tym złożonych powiadomień). To ogranicza ryzyko nagłych przerw w zatrudnieniu, ale nie zwalnia firmy z obowiązku porządkowania danych i dokumentów.

3) Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy – obowiązek administracyjny i sankcje

Ustawa przewiduje utrzymanie mechanizmu powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy jako uproszczonej ścieżki dostępu do rynku pracy dla obywateli Ukrainy korzystających z ochrony czasowej. Jednocześnie w okresie przejściowym powiadomienia mają mieć zastosowanie także do powierzenia pracy obywatelom Ukrainy legalnie przebywającym w Polsce.

Niedopełnienie obowiązku powiadomienia nie ma przesądzać o nielegalności powierzenia pracy, ale ma być zagrożone grzywną w wysokości od 1 000 do 3 000 zł. Dla firm oznacza to, że ryzyko przesuwa się w stronę zgodności administracyjnej i jakości procesów (terminowość, kompletność danych, spójność informacji z umową i rzeczywistymi warunkami pracy).

4) Delegowania i dłuższe wyjazdy służbowe – istotne ryzyko dla beneficjentów ochrony czasowej

Ustawa przewiduje wygaśnięcie ochrony czasowej u beneficjentów ochrony czasowej w przypadku opuszczenia terytorium Polski na okres przekraczający 30 dni. W praktyce oznacza to, że delegowanie pracownika korzystającego z ochrony czasowej (lub dłuższa praca poza Polską u klienta) wymaga wcześniejszej analizy – w przeciwnym razie może dojść do utraty statusu i konieczności przejścia na inny tytuł pobytowy.

---

Co pozostaje i jak planować działania na 2026–2027

Ochrona czasowa – horyzont planowania

Ustawa zakłada utrzymanie ochrony czasowej do 4 marca 2027 r. Dla pracodawców to ważny horyzont operacyjny: daje czas na planowanie docelowych rozwiązań pobytowych u części pracowników (np. w kierunku zezwoleń pobytowych), bez presji działań realizowanych w trybie pilnym.

PESEL UKR i potwierdzanie statusu – znaczenie dla procesów kadrowych

W praktyce kadrowej kluczowe pozostaje oparcie działań pracodawcy na rzetelnej weryfikacji podstaw pobytu oraz dokumentów potwierdzających objęcie ochroną czasową. Należy przy tym uwzględnić, że ustawa doprecyzowuje wymogi formalne w wybranych sytuacjach, w tym przypadki wymagające dodatkowego potwierdzenia tożsamości w urzędzie gminy. W konsekwencji procedury stosowane przy nawiązywaniu zatrudnienia oraz w toku trwania stosunku pracy powinny zostać dostosowane tak, aby zapewnić spójność dokumentacji i ograniczyć ryzyka po stronie pracodawcy.

---

Główne wyzwania organizacyjne po stronie pracodawców

W okresie zmian przepisów najczęściej ujawniają się braki organizacyjne i proceduralne, w szczególności:

• brak centralnej ewidencji statusów pobytowych oraz terminów ważności dokumentów,
• niespójność danych pomiędzy działem HR, przełożonymi oraz obszarem kadr i płac (np. stanowisko, miejsce wykonywania pracy, wymiar czasu pracy, rodzaj umowy),
• brak jednolitego standardu oceny, czy zmiana warunków zatrudnienia wymaga podjęcia dodatkowych działań w zakresie legalizacji pracy lub pobytu,
• delegowania i wyjazdy służbowe realizowane bez uprzedniej weryfikacji wpływu na status ochrony czasowej,
• komunikacja z pracownikami prowadzona doraźnie, bez jasno przypisanych ról i odpowiedzialności.

Konsekwencje obejmują nie tylko ryzyko sankcji, lecz także ryzyka operacyjne: przerwy w legalnym zatrudnieniu, napięcia w zespołach, wzrost rotacji oraz koszty działań korygujących.

---

Jak przygotować organizację przed 5 marca 2026 r.

1) Przegląd statusów pobytowych i tytułów do pracy

• identyfikacja pracowników korzystających z ochrony czasowej oraz osób na innych tytułach pobytowych,
• przegląd dokumentów w aktach i spójności danych w systemach HR/payroll,
• wskazanie grup podwyższonego ryzyka (delegowania, niejasne statusy, brak ciągłości dokumentacji).

2) Ustandaryzowanie procesu powiadomień i zmian w zatrudnieniu

• jasne role: kto składa powiadomienia i kto je weryfikuje,
• standard danych wejściowych (spójny opis stanowiska/warunków pracy),
• procedura postępowania przy zmianie warunków pracy, aby nie generować ryzyk legalizacyjnych.

3) Polityka delegowań dla osób objętych ochroną czasową

• obowiązkowa weryfikacja każdej delegacji/wyjazdu pod kątem ryzyka przekroczenia 30 dni poza Polską,
• w razie potrzeby – wcześniejsze planowanie alternatywnej podstawy pobytu i pracy.

4) Komunikacja wewnętrzna ograniczająca rotację

• krótka informacja dla menedżerów i pracowników: co się zmienia, jak firma działa, gdzie zgłaszać wyjazdy i zmiany,
• stały punkt kontaktu w organizacji odpowiedzialny za spójność komunikacji.

Jeżeli zatrudniasz cudzoziemców i chcesz uporządkować procesy po stronie pracodawcy, getsix® może wesprzeć w legalizacji pobytu i pracy oraz w bieżącej obsłudze kadr i płac.

---

Koniec specustawy ukraińskiej nie musi oznaczać destabilizacji zatrudnienia, ale wymaga przygotowania procesowego. Firmy powinny skoncentrować się na praktycznych działaniach: przeglądzie statusów, jakości powiadomień, kontroli delegowań oraz spójności danych HR i payroll. To podejście minimalizuje ryzyko kar, przerw w zatrudnieniu i problemów w razie kontroli.

---

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw

---

Jeśli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za kontakt biznesowy z Państwem lub wysłać zapytanie poprzez formularz na stronie getsix®.

Skontaktuj się z nami »

***